Politică PSEA

Art. 1. Cine suntem și cui se aplică această Politică

a) Prezenta Politică se aplică tuturor activităților, proiectelor, serviciilor, programelor, campaniilor, evenimentelor, cercetărilor, platformelor digitale, activităților de comunicare, activităților de teren, programelor sociale, medicale, educaționale, comunitare și oricăror alte intervenții derulate, administrate, susținute sau coordonate de ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII, denumită în continuare ARPS.

b) ARPS este o organizație non-profit, cu sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304, e-mail: office@arps.ro, telefon: +40 21 527 7979, CIF: 13684229, înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București și număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000, înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021.

c) Politica se aplică următoarelor categorii de persoane:

• membrii Adunării Generale și ai Consiliului Director;
• conducerea executivă și persoanele mandatate să reprezinte ARPS;
• angajații ARPS, indiferent de funcție, durată contractuală sau tip de contract;
• colaboratorii, consultanții, experții, formatorii, cercetătorii, evaluatorii și alți prestatori individuali;
• voluntarii, stagiarii, internii, lucrătorii comunitari și persoanele implicate temporar în activitățile ARPS;
• furnizorii, subcontractorii, prestatorii, partenerii de implementare și personalul acestora;
• vizitatorii, delegații, observatorii, jurnaliștii, donatorii, finanțatorii sau alte persoane care participă la activități ARPS și intră în contact cu beneficiari sau comunități prin intermediul ARPS;
• orice altă persoană care acționează în numele, sub autoritatea, în beneficiul sau în cadrul unei activități ARPS.

d) Politica se aplică relațiilor cu:

• beneficiari direcți și indirecți;
• participanți la proiecte, servicii, campanii, cursuri, webinarii sau evenimente;
• pacienți, aparținători, persoane din programe de suport sau screening;
• copii, adolescenți, tineri, persoane cu dizabilități, persoane vârstnice, refugiați, migranți, persoane aflate în sărăcie, persoane fără acces la servicii, persoane din comunități marginalizate sau orice alte categorii vulnerabile;
• membri ai comunităților în care ARPS implementează proiecte;
• persoane care transmit solicitări, feedback, sesizări sau reclamații către ARPS.

e) Prezenta Politică se aplică atât comportamentelor directe, față în față, cât și celor desfășurate prin telefon, e-mail, platforme online, rețele sociale, aplicații de mesagerie, formulare digitale, videoconferințe, platforme de training, platforme de proiect sau alte canale digitale.

f) PSEA se aplică indiferent dacă exploatarea sau abuzul sexual are loc:

• la sediul ARPS;
• în teren, în comunități, în instituții partenere, în locații de proiect sau la domiciliul beneficiarilor;
• în timpul transportului, cazării, vizitelor, taberelor, evenimentelor sau altor activități externe;
• online sau prin mijloace digitale;
• în timpul programului de lucru sau în afara acestuia, dacă fapta este legată de activitatea ARPS, de statutul persoanei în ARPS sau de accesul acesteia la beneficiari ori la informații.

Art. 2. Scopul Politicii

a) Scopul Politicii este de a crea și menține un mediu sigur, demn, respectuos și lipsit de exploatare și abuz sexual pentru beneficiarii, comunitățile, copiii, persoanele vulnerabile, personalul, partenerii și toate persoanele care intră în contact cu ARPS.

b) Politica urmărește:

• prevenirea exploatării și abuzului sexual în toate activitățile ARPS;
• definirea clară a comportamentelor interzise;
• stabilirea responsabilităților personalului, conducerii, partenerilor și furnizorilor;
• crearea unor canale sigure, accesibile și confidențiale de raportare;
• protejarea victimelor/supraviețuitorilor, raportorilor, martorilor și persoanelor vulnerabile;
• asigurarea unei reacții rapide, proporționale și documentate la orice suspiciune sau acuzație;
• asigurarea referirii victimelor către servicii adecvate de asistență medicală, psihologică, socială, juridică sau de protecție;
• desfășurarea unor investigații interne corecte, confidențiale și imparțiale, fără a substitui autoritățile competente;
• aplicarea unor măsuri disciplinare, contractuale sau corective ferme;
• integrarea PSEA în recrutare, contractare, instruire, managementul proiectelor, parteneriate, comunicare și monitorizare.

c) Politica nu este o simplă declarație de principiu. Ea stabilește reguli operaționale obligatorii și trebuie implementată prin proceduri, formulare, instruiri, clauze contractuale, registre, mecanisme de raportare și verificări periodice.

Art. 3. Baza legală și cadrul de referință

a) Prezenta Politică se interpretează și se aplică în corelare cu următoarele acte normative și standarde:

• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal;
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR;
• Legea nr. 272/2004 privind protecția și promovarea drepturilor copilului;
• Legea nr. 118/2019 privind Registrul național automatizat cu privire la persoanele care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor, în măsura aplicabilă;
• Codul penal, în special dispozițiile privind infracțiunile contra libertății și integrității sexuale, infracțiunile privind minorii, pornografia infantilă, proxenetismul, traficul de persoane, traficul de minori și alte fapte relevante;
• Codul muncii și legislația privind răspunderea disciplinară;
• OG nr. 137/2000 privind prevenirea și sancționarea tuturor formelor de discriminare;
• Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, în măsura aplicabilă;
• obligațiile contractuale asumate față de finanțatori, donatori, parteneri sau organisme internaționale;
• Buletinul Secretarului General al ONU ST/SGB/2003/13 privind măsurile speciale de protecție împotriva exploatării și abuzului sexual;
• cele șase principii fundamentale IASC privind exploatarea și abuzul sexual;
• Protocolul ONU privind acuzațiile de exploatare și abuz sexual implicând parteneri de implementare;
• standardele și instrumentele UNICEF privind PSEA, inclusiv standardele de capacitate organizațională PSEA;
• Politica ARPS de safeguarding și protecție a beneficiarilor;
• Politica ARPS privind protecția copilului;
• Codul de conduită și etică ARPS;
• Regulamentul intern ARPS;
• Politica ARPS privind protecția datelor cu caracter personal;
• Politica ARPS de securitate a informației;
• Politica ARPS de confidențialitate internă.

b) În cazul în care o anumită activitate ARPS implică copii, Politica privind protecția copilului se aplică prioritar, împreună cu această Politică. Dacă o situație privește atât PSEA, cât și protecția copilului, safeguarding, protecția datelor, securitatea informației sau avertizarea în interes public, procedurile se aplică împreună, cu respectarea celui mai strict standard.

Art. 4. Definiții

a) PSEA / PEAS înseamnă prevenirea și răspunsul la exploatarea și abuzul sexual. În prezenta Politică, termenul PSEA este utilizat pentru a desemna ansamblul măsurilor prin care ARPS previne, identifică, raportează, investighează, sancționează și remediază situațiile de exploatare și abuz sexual.

b) EAS / SEA înseamnă exploatare și abuz sexual.

c) Exploatare sexuală înseamnă orice abuz efectiv sau tentativă de abuz asupra unei poziții de vulnerabilitate, diferență de putere sau încredere, în scopuri sexuale, inclusiv, fără limitare, obținerea unui profit financiar, social, profesional, politic, reputațional sau de altă natură de pe urma exploatării sexuale a unei persoane.

d) Abuz sexual înseamnă orice intruziune fizică reală sau amenințare de intruziune fizică de natură sexuală, prin forță, constrângere, presiune, manipulare, intimidare, amenințare, înșelăciune sau în condiții inegale ori coercitive.

e) Condiționare sexuală înseamnă solicitarea, acceptarea, oferirea sau sugerarea unui act, favor, contact, relație, interacțiune sau avantaj de natură sexuală în schimbul accesului la servicii, bunuri, bani, locuri de muncă, includere într-un proiect, selecție, recomandări, informații, sprijin, protecție, tratament preferențial sau orice alt beneficiu.

f) Beneficiar înseamnă orice persoană care primește, solicită, utilizează, este eligibilă sau este vizată de servicii, programe, proiecte, activități, campanii, cercetări, platforme, suport, consiliere, informare sau alte intervenții ARPS.

g) Comunitate înseamnă grupul de persoane sau mediul social în care ARPS implementează activități, inclusiv persoane care nu sunt beneficiari direcți, dar pot intra în contact cu personalul ARPS sau pot fi afectate de activitățile organizației.

h) Copil înseamnă orice persoană care nu a împlinit vârsta de 18 ani. Pentru PSEA, orice activitate sexuală cu un copil este interzisă, indiferent de vârsta legală a consimțământului, de context, de aparența consimțământului, de inițiativa copilului sau de eroarea privind vârsta copilului.

i) Persoană vulnerabilă înseamnă orice persoană expusă unui risc sporit de exploatare, abuz, constrângere sau manipulare din cauza vârstei, dizabilității, stării de sănătate, dependenței de servicii, sărăciei, migrației, statutului de refugiat, lipsei de resurse, lipsei de acces la informații, traumelor, izolării sociale, relației de subordonare, dependenței de personalul ARPS sau altor factori individuali ori contextuali.

j) Personal ARPS înseamnă angajații, membrii organelor de conducere, voluntarii, colaboratorii, consultanții, experții, stagiarii și orice alte persoane care lucrează sub autoritatea ARPS.

k) Personal asociat ARPS înseamnă furnizori, subcontractori, parteneri, consultanți externi, personalul partenerilor, donatori, vizitatori, persoane delegate sau orice alte persoane care acționează în numele ARPS ori în legătură cu activitățile ARPS.

l) Victimă / supraviețuitor înseamnă persoana care a fost afectată sau despre care există indicii credibile că a fost afectată de exploatare sau abuz sexual. Termenul „supraviețuitor” este utilizat pentru a sublinia demnitatea, autonomia și dreptul la sprijin al persoanei afectate.

m) Raportor / reclamant înseamnă persoana care transmite o sesizare, informație, suspiciune, îngrijorare sau plângere privind PSEA, indiferent dacă este victimă, martor, beneficiar, coleg, partener sau terț.

n) Punct focal PSEA înseamnă persoana desemnată formal de ARPS pentru coordonarea implementării PSEA, primirea și gestionarea sesizărilor, activarea mecanismelor de referire, monitorizarea instruirilor, ținerea evidențelor și raportarea către conducere.

o) Incident PSEA înseamnă orice faptă, suspiciune, acuzație, îngrijorare, informație credibilă, comportament, omisiune sau situație care indică o posibilă exploatare sau un posibil abuz sexual ori o încălcare a prezentei Politici.

p) Represalii înseamnă orice acțiune sau omisiune prin care o persoană este sancționată, intimidată, amenințată, izolată, discriminată, concediată, defavorizată, umilită, expusă sau tratată advers pentru că a raportat, a intenționat să raporteze, a sprijinit o raportare sau a cooperat într-o investigație PSEA.

q) Hărțuire sexuală înseamnă orice conduită nedorită de natură sexuală, verbală, non-verbală sau fizică, având ca scop sau efect lezarea demnității unei persoane sau crearea unui mediu intimidant, ostil, degradant, umilitor ori ofensator. Hărțuirea sexuală între colegi este tratată, de regulă, prin Codul de conduită, Regulamentul intern și legislația muncii. Dacă hărțuirea sexuală vizează un beneficiar, o persoană vulnerabilă, un copil sau un membru al comunității în legătură cu activitatea ARPS, prezenta Politică PSEA se aplică în mod direct sau cumulativ.

Art. 5. Principii directoare

a) Toleranță zero. ARPS nu tolerează nicio formă de exploatare sau abuz sexual. Toleranța zero înseamnă că orice suspiciune credibilă este tratată serios, prompt și proporțional, iar încălcările dovedite atrag măsuri disciplinare, contractuale, administrative sau legale.

b) Centrare pe victimă/supraviețuitor. Răspunsul ARPS se bazează pe siguranța, demnitatea, nevoile, opțiunile și drepturile victimei/supraviețuitorului. Victima nu trebuie blamată, presată, expusă sau obligată să participe la o investigație peste limitele necesare protecției.

c) Do no harm. Nicio acțiune ARPS nu trebuie să agraveze riscul, trauma, expunerea, stigmatizarea sau vulnerabilitatea victimei, raportorului, martorilor sau comunității.

d) Interesul superior al copilului. În toate cazurile care implică persoane sub 18 ani, interesul superior al copilului prevalează. Protecția imediată a copilului are prioritate față de orice investigație internă, interes reputațional sau interes operațional.

e) Confidențialitate și need-to-know. Informațiile despre incidentele PSEA sunt strict confidențiale și se comunică numai persoanelor care trebuie să le cunoască pentru protecție, referire, investigație, raportare legală sau măsuri corective.

f) Siguranță, accesibilitate și transparență. Canalele de raportare trebuie să fie sigure, accesibile, adaptate beneficiarilor și comunităților, inclusiv copiilor și persoanelor vulnerabile, și explicate într-un limbaj clar.

g) Nediscriminare. Toate persoanele beneficiază de protecție PSEA indiferent de sex, gen, vârstă, etnie, rasă, naționalitate, dizabilitate, stare de sănătate, religie, orientare sexuală, statut social, statut migrator, apartenență la un grup vulnerabil sau orice alt criteriu.

h) Raportare obligatorie internă. Personalul ARPS și personalul asociat au obligația de a raporta prompt orice suspiciune rezonabilă de EAS. Persoana care are o suspiciune nu trebuie să investigheze singură, să confrunte presupusul autor sau să discute cazul cu persoane neautorizate.

i) Protecție împotriva represaliilor. ARPS interzice orice represalii împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință sau cooperează într-o investigație PSEA.

j) Drept la apărare și imparțialitate. Investigațiile interne se realizează obiectiv, imparțial și cu respectarea drepturilor tuturor persoanelor implicate, inclusiv a prezumției de nevinovăție a persoanei vizate până la finalizarea verificărilor.

j) Răspundere organizațională și învățare continuă. ARPS tratează PSEA ca responsabilitate organizațională, nu doar individuală. Fiecare incident, suspiciune sau aproape-incident trebuie analizat pentru a îmbunătăți procedurile, instruirea, designul proiectelor și controalele interne.

Art. 6. Cele șase principii fundamentale PSEA

a) EAS reprezintă abatere gravă. Exploatarea și abuzul sexual comise de personalul ARPS sau de personalul asociat reprezintă abatere gravă și pot constitui motiv pentru sancțiuni disciplinare, încetarea raportului de muncă, încetarea contractului, rezilierea parteneriatului, sesizarea autorităților sau alte măsuri legale.

b) Interdicția absolută a activităților sexuale cu copii. Orice activitate sexuală cu un copil este interzisă. Eroarea privind vârsta copilului nu reprezintă scuză. Consimțământul aparent al copilului nu este relevant pentru aplicarea prezentei Politici.

c) Interdicția schimbului sex-beneficii. Este interzisă oferirea, solicitarea, acceptarea sau promisiunea de bani, bunuri, servicii, locuri de muncă, acces la proiecte, sprijin, recomandări, informații sau orice alte beneficii în schimbul unor acte, favoruri sau relații de natură sexuală.

d) Interdicția relațiilor sexuale bazate pe dezechilibru de putere. Sunt interzise relațiile sexuale între personalul ARPS sau personalul asociat și beneficiari ori persoane vulnerabile atunci când relația implică folosirea necorespunzătoare a statutului, rolului, autorității, influenței, accesului la servicii sau poziției profesionale.

e) Obligația de raportare. Orice persoană acoperită de această Politică are obligația de a raporta prompt suspiciunile rezonabile de EAS prin canalele stabilite de ARPS.

f) Responsabilitatea de a crea un mediu sigur. Toate persoanele acoperite de Politică, iar în special managerii, coordonatorii și conducerea ARPS, au obligația de a crea și menține un mediu care previne EAS, încurajează raportarea și asigură implementarea efectivă a acestei Politici.

Art. 7. Comportamente strict interzise

a) Sunt strict interzise, indiferent de loc, timp sau formă:

• orice act de exploatare sexuală;
• orice act de abuz sexual;
• orice activitate sexuală cu un copil;
• orice formă de grooming, racolare, manipulare, presiune, seducție abuzivă sau comunicare sexualizată cu un copil;
• solicitarea, acceptarea sau oferirea de favoruri sexuale în schimbul accesului la servicii, proiecte, resurse, bani, bunuri, informații, recomandări sau alte beneficii;
• condiționarea directă sau indirectă a asistenței, participării, selecției, sprijinului, tratamentului sau includerii într-un program de un comportament sexual;
• relațiile sexuale sau romantice cu beneficiari aflați într-o relație de dependență, vulnerabilitate, subordonare sau dezechilibru de putere față de personalul ARPS;
• atingerea, sărutarea, îmbrățișarea, mângâierea sau apropierea fizică cu conotație sexuală ori ambiguă față de beneficiari;
• comentariile sexuale, glumele, insinuările, avansurile, mesajele sau materialele cu conținut sexual transmise beneficiarilor sau persoanelor vulnerabile;
• solicitarea de fotografii, videoclipuri, conversații sau informații intime;
• fotografierea, filmarea, stocarea sau distribuirea neautorizată a imaginilor cu conținut sexual sau vulnerabilizant;
• producerea, deținerea, accesarea, transmiterea sau distribuirea de materiale de exploatare sexuală a copiilor;
• contactarea beneficiarilor prin conturi personale, aplicații private sau canale neaprobate în scopuri personale, intime sau sexuale;
• invitarea beneficiarilor la domiciliul personal sau în spații private fără justificare profesională, aprobare și măsuri de siguranță;
• consumul de alcool sau alte substanțe într-un mod care afectează capacitatea de a proteja beneficiarii sau facilitează abuzul;
• folosirea informațiilor confidențiale despre beneficiari pentru presiune, șantaj, manipulare sau apropiere sexuală;
• tolerarea, mușamalizarea, neglijarea sau ascunderea unui incident PSEA;
• intimidarea, amenințarea, defăimarea, sancționarea sau hărțuirea raportorilor, victimelor ori martorilor;
• obstrucționarea unei investigații PSEA, distrugerea probelor, influențarea martorilor sau desfășurarea unei „anchete paralele” neautorizate.

b) Este interzisă folosirea statutului ARPS, a siglei, a calității de angajat, consultant, voluntar, expert, reprezentant sau partener pentru a obține acces personal, sexual, financiar ori reputațional la beneficiari sau membri ai comunității.

c) Lipsa unei plângeri formale nu exclude existența unei încălcări PSEA. ARPS poate acționa și pe baza unei suspiciuni rezonabile, a unei informații credibile, a unei sesizări anonime sau a unui risc identificat.

Art. 8. Roluri și responsabilități

Art. 9. Punctul focal PSEA

a) ARPS va desemna cel puțin un Punct focal PSEA și un supleant.

b) Punctul focal PSEA este desemnat prin decizie internă, cu precizarea atribuțiilor, autorității, canalelor de comunicare, responsabilităților de raportare și măsurilor de evitare a conflictelor de interese.

c) Punctul focal PSEA are următoarele atribuții:

• coordonează implementarea Politicii PSEA;
• propune proceduri, formulare, materiale de informare și instrumente operaționale;
• primește sesizări și informații privind posibile incidente PSEA;
• realizează trierea inițială și evaluarea riscului imediat;
• activează măsurile urgente de protecție, împreună cu conducerea;
• coordonează referirea victimelor către servicii specializate;
• coordonează sau sprijină investigațiile interne, fără a fi singurul decident final;
• menține registrul incidentelor PSEA;
• asigură confidențialitatea dosarelor;
• organizează sau monitorizează instruirile PSEA;
• sprijină managerii de proiect în evaluările de risc;
• raportează periodic conducerii ARPS informații agregate, fără divulgarea nejustificată a identității persoanelor implicate;
• propune măsuri de îmbunătățire.

d) Punctul focal PSEA nu trebuie să gestioneze singur un caz în care există conflict de interese, implicare personală, relație ierarhică directă cu presupusul autor, relație apropiată cu victima sau orice alt element care poate afecta imparțialitatea.

e) Date punct focal PSEA:

Punct focal PSEA: [nume / funcție – de completat]

Supleant PSEA: [nume / funcție – de completat]

E-mail dedicat PSEA: [de completat]

Telefon / canal alternativ: [de completat]

Art. 10. Măsuri de prevenire

a) ARPS implementează PSEA printr-o combinație de măsuri de guvernanță, resurse umane, instruire, comunicare, management de risc, monitorizare, contractare și raportare.

b) Măsurile minime de prevenire includ:

• adoptarea și comunicarea prezentei Politici;
• integrarea PSEA în Codul de conduită, Regulamentul intern, contracte și fișe de post;
• semnarea declarației PSEA de către personal, voluntari, colaboratori și alte persoane relevante;
• instruire obligatorie la onboarding și periodic;
• verificări în recrutare, proporțional cu rolul;
• informarea beneficiarilor și comunităților privind drepturile lor și canalele de raportare;
• includerea clauzelor PSEA în contracte și parteneriate;
• evaluări de risc PSEA pentru proiecte;
• canale sigure și confidențiale de raportare;
• proceduri de referire și asistență;
• proceduri de investigație internă;
• monitorizare, audit intern și revizuire periodică.

c) ARPS va afișa, acolo unde este relevant și sigur, informații clare pentru beneficiari privind:

• faptul că serviciile ARPS sunt gratuite sau se acordă în condițiile comunicate oficial, fără favoruri sexuale;
• faptul că nimeni nu are dreptul să ceară bani, favoruri sexuale, cadouri sau beneficii personale pentru acces la serviciile ARPS;
• exemple de comportamente interzise;
• canalele de raportare;
• posibilitatea raportării anonime;
• dreptul la confidențialitate și protecție împotriva represaliilor.

Art. 11. Recrutare, selecție și verificări

a) ARPS aplică proceduri de recrutare sigură pentru toate rolurile, iar pentru rolurile cu contact direct cu beneficiari, copii sau persoane vulnerabile aplică cerințe sporite.

b) Măsurile de recrutare sigură pot include, în funcție de rol:

• anunțuri de recrutare care menționează angajamentul ARPS față de PSEA, safeguarding și protecția copilului;
• verificarea identității;
• verificarea experienței profesionale;
• verificarea referințelor, inclusiv întrebări privind conduita etică și eventuale abateri de tip PSEA, în limitele legii;
• declarație pe propria răspundere privind inexistența unor sancțiuni, investigații, acuzații sau condamnări relevante privind exploatarea ori abuzul sexual;
• cazier judiciar, dacă este necesar și permis de lege;
• certificat de integritate comportamentală, atunci când rolul implică contact cu copii, persoane cu dizabilități, persoane vârstnice sau alte categorii pentru care legislația impune ori permite acest lucru;
• întrebări de interviu privind etica, limitele profesionale, PSEA, raportarea și situațiile de risc;
• semnarea Codului de conduită, a declarației PSEA și a angajamentului de confidențialitate înainte de începerea activității;
• instruire PSEA înainte de contactul nesupravegheat cu beneficiarii.

c) ARPS poate refuza recrutarea, contractarea sau implicarea unei persoane dacă există semnale credibile nerezolvate privind exploatare sexuală, abuz sexual, abuz asupra copilului, hărțuire sexuală, violență, fraudă, abuz de putere sau alte conduite incompatibile cu valorile ARPS.

d) Persoanele aflate sub investigație PSEA pot fi suspendate temporar de la activități cu beneficiari sau de la atribuții cu risc, fără ca această măsură să reprezinte o constatare de vinovăție.

Art. 12. Instruire obligatorie

a) Toate persoanele vizate de Politică trebuie să primească informații privind PSEA la începutul colaborării cu ARPS.

b) Instruirea PSEA trebuie să acopere cel puțin:

• definițiile exploatării și abuzului sexual;
• diferența dintre PSEA, hărțuire sexuală, safeguarding și protecția copilului;
• cele șase principii fundamentale PSEA;
• comportamentele interzise;
• limitele profesionale în relația cu beneficiarii;
• obligația de raportare;
• canalele de raportare ARPS;
• protecția victimelor, raportorilor și martorilor;
• confidențialitatea și protecția datelor;
• procedura de referire;
• măsurile disciplinare și consecințele încălcării Politicii;
• exemple practice și scenarii.

c) Frecvența minimă recomandată:

d) ARPS păstrează evidența instruirilor, inclusiv agenda, materialele, lista participanților, data, formatorul și eventualele evaluări.

Art. 13. Integrarea PSEA în proiecte și activități

a) Fiecare proiect sau activitate care implică beneficiari, comunități, copii sau persoane vulnerabile trebuie să includă o analiză proporțională a riscului PSEA.

b) Evaluarea riscului PSEA trebuie să ia în considerare:

• profilul beneficiarilor;
• vulnerabilitățile specifice: vârstă, gen, dizabilitate, sărăcie, migrație, statut de refugiat, boală, dependență de servicii;
• tipul de interacțiune dintre personal și beneficiari;
• dezechilibrele de putere create de accesul la servicii sau resurse;
• locația activităților;
• riscurile de izolare, transport, cazare, interacțiuni unu-la-unu;
• riscurile online și digitale;
• existența unor mecanisme de raportare accesibile;
• capacitatea partenerilor de a preveni și răspunde la EAS;
• riscul de stigmatizare, represalii sau retraumatizare;
• modul de stocare și accesare a datelor sensibile.

c) Măsurile de reducere a riscurilor pot include:

• desfășurarea activităților în spații vizibile și sigure;
• evitarea contactului izolat nesupravegheat cu beneficiarii vulnerabili;
• reguli pentru întâlniri unu-la-unu;
• echipe mixte sau sistem de lucru în perechi, unde este necesar;
• aprobarea transportului și documentarea traseelor;
• informarea beneficiarilor cu privire la drepturile lor;
• materiale de informare PSEA adaptate vârstei, limbii și contextului;
• reguli pentru comunicarea digitală;
• moderarea activităților online;
• mecanisme de feedback și reclamații accesibile;
• monitorizare de teren;
• revizuirea periodică a incidentelor și aproape-incidentelor.

d) Pentru proiectele cu copii se aplică întotdeauna și Politica privind protecția copilului.

Art. 14. Comunicarea cu beneficiarii și comunitățile

a) ARPS informează beneficiarii și comunitățile că:

• au dreptul să fie tratați cu demnitate și respect;
• au dreptul să primească servicii fără a li se cere bani, favoruri sexuale, cadouri sau alte beneficii neautorizate;
• au dreptul să refuze orice comportament inadecvat;
• pot raporta confidențial sau anonim;
• nu vor fi sancționați, excluși sau defavorizați pentru raportări făcute cu bună-credință;
• pot solicita sprijin sau referire către servicii specializate.

b) Comunicarea trebuie să fie adaptată publicului. În funcție de proiect, ARPS poate utiliza afișe, pliante, sesiuni de informare, mesaje SMS, e-mailuri, anunțuri în platforme, materiale pentru copii, traduceri sau comunicare prin mediatori comunitari.

c) Mesajele PSEA trebuie să fie simple, clare și să evite limbajul tehnic excesiv.

Art. 15. Parteneri, furnizori și subcontractori

a) ARPS solicită partenerilor, furnizorilor și subcontractorilor care au contact cu beneficiari, copii sau persoane vulnerabile să respecte standarde PSEA compatibile cu prezenta Politică.

b) Contractele relevante trebuie să includă clauze PSEA privind:

• toleranța zero față de EAS;
• interdicția activităților sexuale cu copii;
• interdicția schimbului sex-beneficii;
• obligația de prevenire și instruire;
• obligația de raportare promptă către ARPS;
• obligația de cooperare în investigații;
• protecția victimelor, raportorilor și martorilor;
• confidențialitatea;
• dreptul ARPS de a suspenda sau rezilia contractul în caz de încălcare;
• obligația de a transmite standardele PSEA mai departe către subcontractori.

c) Înainte de contractare, ARPS poate realiza o evaluare de due diligence PSEA a partenerului sau furnizorului, proporțional cu riscul activității.

d) Dacă un incident PSEA implică personalul unui partener sau furnizor, ARPS poate solicita măsuri imediate de protecție, investigație, suspendare, reziliere, raportare către autorități sau alte măsuri adecvate.

Art. 16. Mecanisme de raportare

a) ARPS pune la dispoziție canale sigure, accesibile și confidențiale pentru raportarea suspiciunilor sau acuzațiilor PSEA.

b) Canalele de raportare pot include:

• e-mail dedicat PSEA: [de completat];
• raportare directă către punctul focal PSEA: [de completat];
• raportare către managerul direct sau managerul de proiect;
• formular online securizat: [de completat, dacă există];
• telefon dedicat sau canal alternativ: [de completat];
• cutie de sesizări fizică, în proiectele unde este adecvat;
• canalul general ARPS: office@arps.ro, numai dacă nu există un canal dedicat sau dacă raportorul nu cunoaște canalul dedicat.

c) Raportarea poate fi nominală sau anonimă.

d) Raportarea anonimă este acceptată, dar ARPS va informa, acolo unde este posibil, că anonimatul poate limita capacitatea organizației de a investiga complet sau de a oferi feedback.

e) Orice persoană care primește o sesizare PSEA și nu este punct focal PSEA trebuie să o transmită imediat punctului focal PSEA, cu respectarea confidențialității.

f) Persoana care primește o sesizare nu trebuie:

• să promită confidențialitate absolută dacă există obligații legale de raportare sau risc imediat;
• să investigheze informal;
• să confrunte presupusul autor;
• să ceară victimei să repete detaliile inutile;
• să comenteze cazul cu persoane neautorizate;
• să minimalizeze, blameze sau conteste experiența victimei.

g) Sesizările trebuie confirmate prompt, dacă există date de contact. Standard intern recomandat: confirmare în maximum 2 zile lucrătoare. Dacă sesizarea intră și sub incidența regimului avertizorilor în interes public, se vor respecta termenele legale aplicabile.

Art. 17. Primirea sesizării și trierea inițială

a) La primirea unei sesizări, punctul focal PSEA trebuie să realizeze, fără întârziere:

• înregistrarea sesizării într-un registru confidențial;
• evaluarea riscului imediat pentru victimă, raportor, martori și alte persoane;
• identificarea faptului dacă este implicat un copil;
• identificarea faptului dacă este necesară intervenție medicală, psihologică, socială, juridică sau de protecție;
• identificarea faptului dacă există obligații de raportare către autorități;
• stabilirea măsurilor imediate de protecție;
• informarea conducerii, strict pe principiul need-to-know;
• consultarea responsabilului cu protecția datelor, dacă sunt implicate date personale sensibile;
• stabilirea traseului: referire, investigație internă, suspendare preventivă, raportare externă, măsuri disciplinare, măsuri corective.

b) Dacă există risc imediat pentru viața, sănătatea sau siguranța unei persoane, ARPS va acționa imediat și poate recomanda apelarea serviciului unic de urgență 112 sau contactarea autorităților competente.

c) Dacă este implicat un copil, protecția copilului are prioritate. Cazul va fi gestionat și conform Politicii privind protecția copilului, inclusiv prin referire către DGASPC, poliție, servicii medicale sau alte servicii specializate, în funcție de situație.

d) Dacă presupusul autor are acces la victimă sau la alte persoane vulnerabile, ARPS poate dispune imediat măsuri temporare, cum ar fi:

• separarea de beneficiar;
• suspendarea accesului la activități;
• restrângerea accesului la date;
• schimbarea temporară a atribuțiilor;
• suspendarea contractului sau colaborării, în condițiile legii;
• desemnarea unui alt responsabil de caz;
• măsuri de siguranță fizică sau digitală.

Art. 18. Asistența victimelor/supraviețuitorilor

a) ARPS va trata asistența victimei/supraviețuitorului ca prioritate.

b) Asistența poate include, după caz:

• asistență medicală de urgență;
• consiliere psihologică sau suport psihosocial;
• sprijin social;
• consiliere juridică;
• sprijin pentru raportare către autorități;
• referire către DGASPC, poliție, servicii sociale, servicii specializate pentru violență bazată pe gen sau alte instituții;
• măsuri de siguranță digitală;
• măsuri pentru protejarea imaginii, identității și vieții private;
• adaptări rezonabile pentru persoane cu dizabilități;
• traducere, interpretare sau mediere culturală, dacă este necesar.

c) Referirea către servicii specializate se face, de regulă, cu consimțământul informat al victimei/supraviețuitorului.

d) Consimțământul nu este necesar sau poate fi limitat atunci când:

• există risc grav și iminent pentru viața sau siguranța persoanei;
• este implicat un copil și legea impune raportarea;
• există obligații legale imperative;
• este necesară protejarea altor persoane aflate în risc.

e) ARPS va menține o listă actualizată de servicii de referire relevante, inclusiv:

• servicii medicale;
• servicii psihologice;
• servicii sociale;
• DGASPC;
• poliție/parchet;
• servicii juridice;
• organizații specializate în violență bazată pe gen, trafic de persoane sau protecția copilului;
• linii telefonice naționale relevante, actualizate periodic de punctul focal PSEA.

f) Victima/supraviețuitorul nu trebuie condiționat să depună plângere formală pentru a primi sprijin, cu excepția situațiilor în care legea impune intervenția unei autorități.

Art. 19. Investigații interne

a) Investigația internă PSEA este o procedură administrativă și organizațională. Ea nu înlocuiește ancheta penală, intervenția DGASPC, evaluarea medicală, evaluarea psihologică sau atribuțiile altor autorități competente.

b) Scopul investigației interne este de a stabili:

• dacă politica ARPS, Codul de conduită, contractul, procedurile interne sau obligațiile legale au fost încălcate;
• dacă trebuie luate măsuri de protecție suplimentare;
• dacă există riscuri pentru alți beneficiari sau comunități;
• dacă sunt necesare măsuri disciplinare, contractuale sau corective;
• dacă trebuie sesizate autorități, finanțatori sau parteneri, conform legii și obligațiilor contractuale.

c) Investigația se desfășoară cu respectarea următoarelor principii:

• imparțialitate;
• confidențialitate;
• promptitudine;
• documentare;
• protecția victimei și martorilor;
• respectarea dreptului la apărare;
• prevenirea represaliilor;
• evitarea retraumatizării;
• limitarea accesului la informații;
• protecția datelor personale.

d) Pașii investigației interne pot include:

• decizia de inițiere a investigației;
• desemnarea investigatorului sau a echipei de investigație;
• verificarea conflictelor de interese;
• stabilirea planului de investigație;
• colectarea și conservarea informațiilor disponibile;
• evaluarea riscurilor pentru victimă, martori, raportor și presupusul autor;
• interviuri cu persoanele relevante, dacă este necesar;
• consultarea documentelor, mesajelor, logurilor, înregistrărilor sau altor probe;
• cooperarea cu servicii specializate sau autorități, dacă este cazul;
• întocmirea raportului de investigație;
• decizia conducerii privind măsurile;
• documentarea măsurilor corective;
• închiderea cazului și lecții învățate.

e) Raportul de investigație trebuie să includă, după caz:

• sumar executiv;
• acuzațiile analizate;
• standardele/politicile potențial încălcate;
• metodologia;
• cronologia faptelor;
• analiza informațiilor și probelor;
• riscurile de represalii;
• măsurile de protecție luate;
• concluziile;
• recomandările;
• măsuri de remediere.

f) Raportul de investigație trebuie finalizat, de regulă, în maximum 30 de zile de la primirea sesizării, cu excepția cazurilor complexe, când termenul poate fi prelungit justificat și documentat.

g) Dacă presupusul autor este membru al conducerii, punctul focal PSEA va sesiza nivelul superior disponibil, Consiliul Director, o structură independentă, un investigator extern sau autoritățile competente, după caz.

h) Dacă ARPS nu are capacitate internă adecvată pentru investigarea unui caz, poate contracta un investigator extern specializat, cu obligații stricte de confidențialitate și protecție a datelor.

Art. 20. Confidențialitate, protecția datelor și securitatea informației

a) Toate informațiile privind cazurile PSEA sunt clasificate cel puțin Confidențial ARPS. Cazurile care implică copii, date medicale, date privind viața sexuală, victime, martori, posibile infracțiuni sau risc de represalii sunt clasificate Strict confidențial / Secret ARPS.

b) Accesul la dosarele PSEA se acordă strict pe principiul need-to-know.

c) Documentele PSEA se stochează numai în locații aprobate, cu acces restricționat, protecție tehnică și măsuri de securitate adecvate.

d) Este interzisă transmiterea informațiilor PSEA prin conturi personale, aplicații neaprobate, mesaje nesecurizate sau canale informale.

e) În prelucrarea datelor personale privind incidente PSEA, ARPS aplică:

• minimizarea datelor;
• limitarea scopului;
• acces restricționat;
• pseudonimizare sau anonimizare, când este posibil;
• păstrare limitată;
• securitate adecvată;
• documentarea accesului;
• reguli speciale pentru date sensibile.

f) Datele privind incidentele PSEA se păstrează atât timp cât este necesar pentru protecție, investigație, măsuri disciplinare, obligații legale, obligații contractuale, audit, apărarea drepturilor ARPS sau protejarea victimelor.

g) Perioada orientativă de păstrare a dosarelor PSEA este de 10 ani de la închiderea cazului, cu posibilitatea extinderii dacă există litigiu, investigație, obligație legală, solicitare a unei autorități, cerință a finanțatorului sau risc continuu.

h) Divulgarea neautorizată a informațiilor PSEA constituie abatere gravă și poate atrage sancțiuni disciplinare, încetarea contractului și alte consecințe legale.

Art. 21. Măsuri disciplinare, contractuale și corective

a) Încălcarea prezentei Politici poate atrage, în funcție de gravitate:

• avertisment;
• instruire corectivă obligatorie;
• restrângerea atribuțiilor;
• retragerea accesului la beneficiari sau date;
• suspendarea temporară din activități;
• sancțiuni disciplinare conform Codului muncii și Regulamentului intern;
• încetarea raportului de muncă;
• încetarea contractului de voluntariat, colaborare, consultanță sau prestări servicii;
• rezilierea contractului cu furnizorul sau partenerul;
• notificarea finanțatorilor sau partenerilor, conform obligațiilor aplicabile;
• sesizarea autorităților competente;
• măsuri de remediere organizațională.

b) O acuzație neconfirmată nu atrage automat sancțiuni împotriva persoanei vizate. Totuși, ARPS poate lua măsuri preventive temporare pentru protejarea beneficiarilor și a procedurii.

c) Raportările făcute cu bună-credință nu sunt sancționate, chiar dacă ulterior nu se confirmă acuzația.

d) Raportările făcute cu rea-credință, fabricate intenționat sau utilizate pentru hărțuire ori răzbunare pot atrage măsuri disciplinare. Această regulă nu trebuie folosită pentru a descuraja raportarea suspiciunilor reale.

e) Persoanele care au știut despre un incident PSEA și nu l-au raportat, au facilitat incidentul, au intimidat victima sau au obstrucționat investigația pot fi sancționate.

Art. 22. Monitorizare, raportare și indicatori

a) ARPS monitorizează implementarea Politicii PSEA prin:

• registrul instruirilor PSEA;
• registrul declarațiilor PSEA semnate;
• registrul incidentelor PSEA;
• registrul evaluărilor de risc PSEA pe proiecte;
• verificarea contractelor și clauzelor PSEA;
• raportări periodice către conducere;
• audit intern sau verificări punctuale;
• feedback de la beneficiari și comunități;
• revizuirea incidentelor și lecțiilor învățate.

b) Indicatori minimi recomandați:

c) Raportările către conducere trebuie să fie agregate și să evite divulgarea identității victimelor, raportorilor sau martorilor, cu excepția cazurilor în care informația este strict necesară pentru decizie.

Art. 23. Revizuirea Politicii

a) Politica se revizuiește cel puțin anual.

b) Politica se revizuiește suplimentar ori de câte ori:

• apar modificări legislative;
• apar cerințe noi ale finanțatorilor;
• apare un incident PSEA grav;
• evaluările de risc indică vulnerabilități;
• auditul intern recomandă modificări;
• apar noi tipuri de activități, platforme sau proiecte cu risc PSEA;
• feedbackul beneficiarilor sau partenerilor indică probleme.

c) Revizuirea este coordonată de punctul focal PSEA împreună cu conducerea ARPS, HR, responsabilul cu protecția datelor, responsabilul IT/securitate și managerii de proiect relevanți.

Art. 24. Contact și raportare

Pentru întrebări privind prezenta Politică sau pentru raportarea unei suspiciuni PSEA:

Punct focal PSEA: [de completat]

E-mail dedicat PSEA: [de completat]

Telefon / canal alternativ: [de completat]

E-mail general ARPS: office@arps.ro

Telefon ARPS: +40 21 527 7979

Adresă: București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304

În situații de urgență care pun în pericol viața, sănătatea sau siguranța unei persoane, se contactează imediat serviciile de urgență competente.

Subsemnatul/a, _____________________________________________________, declar că am luat cunoștință de Politica PSEA privind prevenirea exploatării și abuzului sexual, Codul de conduită și etică, Regulamentul intern și celelalte politici ARPS aplicabile.

Înțeleg că ARPS aplică o politică de toleranță zero față de exploatarea și abuzul sexual și că am obligația de a respecta cele mai înalte standarde de conduită personală și profesională în relația cu beneficiarii, copiii, persoanele vulnerabile, comunitățile, colegii, partenerii și publicul.

Mă angajez:

• să nu comit, să nu facilitez și să nu tolerez nicio formă de exploatare sau abuz sexual;
• să nu solicit, accept sau ofer favoruri sexuale în schimbul accesului la servicii, beneficii, proiecte, informații, sprijin sau oportunități;
• să nu desfășor nicio activitate sexuală cu persoane sub 18 ani;
• să respect limitele profesionale față de beneficiari și persoane vulnerabile;
• să raportez prompt orice suspiciune rezonabilă de exploatare sau abuz sexual;
• să păstrez confidențialitatea informațiilor PSEA;
• să cooperez cu bună-credință în cazul oricărei verificări sau investigații;
• să nu exercit represalii față de raportori, victime, martori sau persoane care cooperează în investigații.

Înțeleg că orice încălcare a Politicii PSEA poate conduce la sancțiuni disciplinare, încetarea colaborării contractuale, rezilierea contractului, notificarea finanțatorilor sau partenerilor și/sau sesizarea autorităților competente, după caz.

Partenerul/Furnizorul declară că a luat cunoștință de Politica PSEA privind prevenirea exploatării și abuzului sexual a ARPS și se obligă să respecte standardele de toleranță zero față de exploatarea și abuzul sexual în toate activitățile derulate în legătură cu ARPS.

Partenerul/Furnizorul se obligă:

• să prevină orice formă de exploatare sau abuz sexual comisă de personalul său, colaboratori, subcontractori, voluntari sau alte persoane aflate sub autoritatea sa;
• să interzică orice activitate sexuală cu persoane sub 18 ani, indiferent de context;
• să interzică oferirea, solicitarea sau acceptarea de favoruri sexuale în schimbul banilor, bunurilor, serviciilor, accesului la proiecte, sprijinului, tratamentului preferențial sau oricăror beneficii;
• să informeze personalul implicat despre obligațiile PSEA;
• să raporteze către ARPS, fără întârziere și nu mai târziu de 24 de ore de la luarea la cunoștință, orice suspiciune credibilă de exploatare sau abuz sexual în legătură cu activitățile derulate pentru sau împreună cu ARPS;
• să coopereze cu ARPS în verificarea, investigarea și remedierea incidentelor;
• să protejeze victimele, raportorii și martorii împotriva represaliilor;
• să respecte confidențialitatea și protecția datelor;
• să transmită obligații similare subcontractorilor săi.

Nerespectarea acestei clauze constituie încălcare gravă a contractului și poate atrage suspendarea activităților, rezilierea contractului, solicitarea de despăgubiri, notificarea finanțatorilor sau partenerilor și/sau sesizarea autorităților competente, după caz.

CONFIDENȚIAL – acces restricționat

• Data raportării:
• Ora raportării:
• Canalul de raportare:
• Raportare anonimă: Da / Nu
• Nume raportor, dacă dorește să îl comunice:
• Date de contact, dacă dorește feedback:
• Raportorul este: victimă / martor / beneficiar / angajat / voluntar / partener / altul
• Persoana afectată este: adult / copil / persoană vulnerabilă / grup / necunoscut
• Există risc imediat pentru viață, sănătate sau siguranță? Da / Nu / Nu știu
• Locul incidentului:
• Data sau perioada incidentului:
• Incidentul continuă în prezent? Da / Nu / Nu știu
• Descrierea faptelor:
• Persoana presupus responsabilă, dacă este cunoscută:
• Relația presupusului autor cu ARPS: angajat / voluntar / colaborator / partener / furnizor / beneficiar / necunoscut / altul
• Există martori? Da / Nu / Nu știu
• Există documente, mesaje, fotografii, înregistrări sau alte informații relevante?
• A fost raportat incidentul și către altă entitate?
• Ce sprijin este necesar imediat? medical / psihologic / social / juridic / protecție / altul
• Este persoana afectată de acord cu referirea către servicii specializate? Da / Nu / Parțial / Nu se poate obține acum
• Observații privind confidențialitatea:
• Persoana care a primit raportarea:
• Măsuri imediate luate:
• Număr intern de caz:
• Clasificare: Confidențial / Strict confidențial

1. Scopul rolului

Punctul focal PSEA sprijină conducerea ARPS în implementarea Politicii PSEA, prevenirea exploatării și abuzului sexual, gestionarea sesizărilor, coordonarea referirilor, monitorizarea instruirilor și menținerea evidențelor confidențiale.

2. Responsabilități de prevenire

• propune și actualizează procedurile PSEA;
• organizează instruiri și sesiuni de conștientizare;
• sprijină HR în integrarea PSEA în recrutare și onboarding;
• verifică existența declarațiilor PSEA semnate;
• sprijină managerii în evaluarea riscurilor PSEA pe proiecte;
• pregătește materiale de informare pentru beneficiari și comunități;
• monitorizează clauzele PSEA în contracte și parteneriate.

3. Responsabilități de raportare și răspuns

• primește sesizări PSEA;
• realizează trierea inițială;
• propune măsuri urgente de protecție;
• coordonează referirea victimelor către servicii specializate;
• informează conducerea pe principiul need-to-know;
• consultă responsabilul cu protecția datelor, dacă este cazul;
• coordonează investigația internă sau referirea către investigator extern;
• menține registrul cazurilor;
• monitorizează măsurile corective.

4. Cerințe de integritate și competență

• integritate demonstrată;
• capacitate de păstrare a confidențialității;
• abilități de comunicare sensibilă;
• înțelegerea traumelor, vulnerabilității și dezechilibrelor de putere;
• cunoștințe privind protecția copilului, safeguarding și protecția datelor;
• capacitate de documentare și raportare obiectivă;
• absența conflictelor de interese în cazurile gestionate.

Subsemnatul/a, _____________________________________________________, declar că am luat cunoștință de Politica PSEA privind prevenirea exploatării și abuzului sexual, Codul de conduită și etică, Regulamentul intern și celelalte politici ARPS aplicabile.

Înțeleg că ARPS aplică o politică de toleranță zero față de exploatarea și abuzul sexual și că am obligația de a respecta cele mai înalte standarde de conduită personală și profesională în relația cu beneficiarii, copiii, persoanele vulnerabile, comunitățile, colegii, partenerii și publicul.

Mă angajez:

• să nu comit, să nu facilitez și să nu tolerez nicio formă de exploatare sau abuz sexual;
• să nu solicit, accept sau ofer favoruri sexuale în schimbul accesului la servicii, beneficii, proiecte, informații, sprijin sau oportunități;
• să nu desfășor nicio activitate sexuală cu persoane sub 18 ani;
• să respect limitele profesionale față de beneficiari și persoane vulnerabile;
• să raportez prompt orice suspiciune rezonabilă de exploatare sau abuz sexual;
• să păstrez confidențialitatea informațiilor PSEA;
• să cooperez cu bună-credință în cazul oricărei verificări sau investigații;
• să nu exercit represalii față de raportori, victime, martori sau persoane care cooperează în investigații.

Înțeleg că orice încălcare a Politicii PSEA poate conduce la sancțiuni disciplinare, încetarea colaborării contractuale, rezilierea contractului, notificarea finanțatorilor sau partenerilor și/sau sesizarea autorităților competente, după caz.