Politică privind prevenirea spălării banilor

Art. 1. Cine suntem și cui se aplică această Politică

a) Prezenta Politică se aplică activităților prin care ARPS primește, administrează, transferă, utilizează, contractează, plătește, rambursează, donează, sponsorizează sau raportează fonduri, bunuri, servicii ori alte resurse economice.

b) ARPS este o organizație non-profit, cu sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304, e-mail: office@arps.ro, telefon: +40 21 527 7979, CIF: 13684229, înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București și număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000, înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021.

c) Politica se aplică:

• membrilor organelor de conducere;
• conducerii executive;
• personalului financiar-contabil;
• managerilor de proiect;
• persoanelor implicate în achiziții și contractare;
• persoanelor implicate în fundraising, donații, sponsorizări sau parteneriate;
• angajaților, colaboratorilor, consultanților și voluntarilor care pot observa tranzacții, documente sau operațiuni suspecte;
• furnizorilor, partenerilor, donatorilor, sponsorilor și subcontractorilor, în măsura prevăzută contractual;
• oricăror persoane care acționează în numele sau în legătură cu ARPS.

d) Politica se aplică următoarelor categorii de relații și operațiuni:

• donații și sponsorizări;
• granturi și finanțări;
• contracte cu furnizori;
• contracte cu parteneri și subcontractori;
• plăți către persoane fizice sau juridice;
• rambursări de cheltuieli;
• achiziții;
• transferuri internaționale;
• operațiuni cu numerar, dacă există;
• relații cu persoane expuse politic;
• relații cu entități din jurisdicții cu risc ridicat;
• proiecte care implică fluxuri financiare complexe.

Art. 2. Scopul Politicii

a) Scopul Politicii este să prevină implicarea ARPS, directă sau indirectă, în:

• spălarea banilor;
• finanțarea terorismului;
• eludarea sancțiunilor internaționale;
• acceptarea de fonduri din surse ilicite;
• efectuarea de plăți către persoane sau entități cu risc inacceptabil;
• relații contractuale cu parteneri netransparenți;
• tranzacții fără justificare economică sau juridică;
• utilizarea organizației ca vehicul de transfer al fondurilor ilicite.
• b) Politica urmărește:
• stabilirea responsabilităților interne;
• aplicarea măsurilor de cunoaștere a partenerilor, donatorilor și furnizorilor;
• identificarea beneficiarilor reali, acolo unde este relevant;
• monitorizarea tranzacțiilor și relațiilor cu risc;
• identificarea semnalelor de alarmă;
• raportarea internă a suspiciunilor;
• gestionarea relațiilor cu persoane expuse politic;
• respectarea sancțiunilor internaționale;
• păstrarea documentelor relevante;
• instruirea personalului;
• protejarea confidențialității informațiilor.

Art. 3. Baza legală și cadrul de referință

a) Prezenta Politică se interpretează și se aplică în corelare cu:

• Legea nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, în măsura aplicabilă;
• actele normative și instrucțiunile emise de Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, în măsura aplicabilă;
• Ordonanța de urgență nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancțiunilor internaționale;
• regulamentele Uniunii Europene privind sancțiunile internaționale;
• rezoluțiile Consiliului de Securitate al ONU privind sancțiunile internaționale;
• Codul penal;
• legislația fiscală și contabilă;
• legislația privind asociațiile și fundațiile;
• legislația privind protecția datelor cu caracter personal;
• contractele de finanțare, cerințele donatorilor și regulile programelor de finanțare;
• Politica antifraudă, anticorupție și integritate;
• Politica privind avertizarea în interes public și soluționarea reclamațiilor;
• procedurile financiar-contabile, de achiziții, contractare și parteneriate ale ARPS.

b) În cazul în care ARPS intră sub incidența unor obligații legale speciale ca entitate raportoare, organizația va aplica cerințele legale specifice privind desemnarea persoanei responsabile, raportarea tranzacțiilor suspecte, păstrarea documentelor, instruirea și măsurile de cunoaștere a clientelei/partenerilor.

c) Chiar și în situațiile în care o anumită obligație legală AML/CFT nu se aplică direct ARPS, organizația va aplica măsuri interne rezonabile și proporționale pentru protejarea integrității sale și a fondurilor administrate.

Art. 4. Definiții

a) Spălarea banilor înseamnă operațiuni prin care se ascunde sau disimulează originea ilicită a bunurilor, fondurilor sau resurselor provenite din infracțiuni ori se încearcă integrarea acestora în circuitul legal.

b) Finanțarea terorismului înseamnă furnizarea, colectarea, punerea la dispoziție sau utilizarea de fonduri, bunuri ori resurse economice pentru sprijinirea actelor, persoanelor, grupurilor sau organizațiilor teroriste.

c) Tranzacție suspectă înseamnă o operațiune care, prin natura, contextul, valoarea, frecvența, lipsa justificării economice sau comportamentul persoanelor implicate, creează suspiciuni privind spălarea banilor, finanțarea terorismului, eludarea sancțiunilor sau proveniența ilicită a fondurilor.

d) Partener înseamnă orice persoană fizică sau juridică, organizație, instituție, furnizor, subcontractor, donator, sponsor, beneficiar de grant, sub-beneficiar sau altă entitate cu care ARPS intră într-o relație contractuală, financiară sau operațională.

e) Donator / sponsor înseamnă persoana fizică sau juridică ce pune la dispoziția ARPS bani, bunuri, servicii, echipamente, resurse sau alte beneficii.

f) Beneficiar real înseamnă persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță o entitate ori în numele căreia se realizează o tranzacție, conform legislației aplicabile.

g) Persoană expusă politic înseamnă persoana care exercită sau a exercitat funcții publice importante, membrii familiei acesteia și persoanele cunoscute ca asociați apropiați, conform legislației aplicabile.

h) Sancțiuni internaționale înseamnă restricții, interdicții sau obligații impuse de ONU, Uniunea Europeană sau autoritățile naționale competente privind persoane, entități, bunuri, fonduri, servicii, operațiuni sau jurisdicții.

i) Due diligence / măsuri de cunoaștere înseamnă procesul prin care ARPS colectează, verifică și actualizează informații privind partenerii, donatorii, furnizorii, beneficiarii reali, scopul relației și riscurile asociate.

j) Tipping-off înseamnă avertizarea persoanei vizate sau a unui terț că a fost ori urmează să fie transmisă o raportare privind suspiciuni de spălare a banilor, finanțare a terorismului sau sancțiuni. Această conduită este interzisă în situațiile prevăzute de lege.

Art. 5. Principii generale

a) Toleranță zero față de fondurile ilicite. ARPS nu acceptă, nu administrează și nu transferă fonduri despre care știe sau suspectează rezonabil că provin din activități ilicite.

b) Cunoașterea partenerilor. ARPS aplică măsuri rezonabile de identificare și verificare a partenerilor, donatorilor, furnizorilor și beneficiarilor de granturi, proporțional cu riscul.

c) Abordare bazată pe risc. Măsurile aplicate sunt adaptate naturii relației, valorii tranzacției, jurisdicției, profilului partenerului, sursei fondurilor și contextului proiectului.

d) Transparență și trasabilitate. Operațiunile financiare trebuie să fie documentate, justificate și trasabile.

e) Interdicția anonimatului nejustificat. ARPS nu acceptă contracte, donații, plăți sau relații financiare semnificative cu persoane sau entități care refuză identificarea sau furnizează informații insuficiente.

f) Confidențialitate. Informațiile privind verificările AML/CFT și suspiciunile sunt tratate confidențial și comunicate numai persoanelor autorizate.

g) Respectarea sancțiunilor internaționale. ARPS nu intră în relații cu persoane sau entități sancționate și nu desfășoară operațiuni care pot încălca sancțiuni internaționale.

h) Documentare și responsabilitate. Deciziile privind acceptarea, refuzul, suspendarea sau încetarea unei relații cu risc trebuie documentate.

Art. 6. Roluri și responsabilități

Art. 7. Măsuri de cunoaștere a partenerilor, donatorilor și furnizorilor

a) ARPS aplică măsuri de cunoaștere înainte de încheierea relațiilor contractuale sau financiare semnificative.

b) Pentru persoane juridice, măsurile pot include:

• denumirea completă;
• forma juridică;
• codul de identificare fiscală sau echivalent;
• sediul;
• reprezentantul legal;
• documente de înregistrare;
• cont bancar;
• beneficiari reali, acolo unde este relevant și posibil;
• scopul relației;
• natura activității;
• verificări publice privind existența și statutul entității;
• verificări privind sancțiuni, reputație, litigii sau riscuri publice, când este justificat.

c) Pentru persoane fizice, măsurile pot include:

• nume și prenume;
• date de identificare necesare contractării sau plății;
• domiciliu/reședință, dacă este necesar;
• cont bancar;
• scopul relației;
• calitatea în care acționează;
• statut de persoană expusă politic, dacă este relevant;
• verificări de integritate proporționale cu rolul.

d) Pentru donatori sau sponsori, ARPS poate solicita:

• identitatea donatorului/sponsorului;
• sursa fondurilor, pentru donații sau sponsorizări relevante ca valoare sau risc;
• scopul donației;
• lipsa condiționărilor incompatibile cu misiunea ARPS;
• declarație privind proveniența licită a fondurilor;
• confirmarea că donatorul nu se află pe liste de sancțiuni;
• verificări reputaționale, dacă este necesar.
• e) ARPS poate refuza donații sau sponsorizări dacă:
• donatorul solicită anonimat nejustificat;
• sursa fondurilor este neclară;
• există indicii de activitate ilegală;
• donația este condiționată de avantaje nepermise;
• donația ar afecta independența ARPS;
• există risc reputațional semnificativ;
• donatorul este asociat cu sancțiuni, terorism, crimă organizată, corupție gravă sau încălcări grave ale drepturilor omului.

Art. 8. Clasificarea riscului

a) ARPS clasifică relațiile și tranzacțiile în funcție de risc: scăzut, mediu sau ridicat.

8.1. Risc scăzut

• furnizori locali cunoscuți, cu documente clare;
• plăți mici, recurente și justificate;
• parteneri instituționali publici;
• finanțatori consacrați;
• operațiuni transparente și documentate.

8.2. Risc mediu

• parteneri noi;
• contracte cu valori semnificative;
• furnizori din afara României;
• donații relevante de la entități private;
• subcontractări;
• relații care implică numerar, dacă există.

8.3. Risc ridicat

• parteneri din jurisdicții cu risc ridicat;
• persoane expuse politic;
• beneficiari reali netransparenți;
• donații mari cu sursă neclară;
• refuzul furnizării documentelor;
• presiuni pentru plată urgentă nejustificată;
• tranzacții neobișnuite;
• entități recent înființate fără istoric și cu tranzacții mari;
• asociere cu investigații publice de corupție, fraudă, sancțiuni sau activități ilicite;
• plăți către conturi din alte jurisdicții decât cea a partenerului.

b) Relațiile cu risc ridicat necesită aprobare de conducere și documentarea măsurilor suplimentare.

Art. 9. Măsuri standard, simplificate și suplimentare

a) Măsuri standard se aplică în majoritatea relațiilor contractuale și financiare și includ identificarea partenerului, verificarea documentelor relevante, înțelegerea scopului relației și documentarea deciziei.

b) Măsuri simplificate se pot aplica în relații cu risc scăzut, de exemplu cu instituții publice, organizații internaționale, finanțatori consacrați sau furnizori cu risc redus.

c) Măsuri suplimentare se aplică în situații de risc ridicat și pot include:

• verificări suplimentare ale beneficiarilor reali;
• verificări reputaționale;
• verificări privind sancțiunile internaționale;
• solicitarea de documente suplimentare;
• confirmarea sursei fondurilor;
• aprobarea expresă a conducerii;
• clauze contractuale suplimentare;
• monitorizare sporită;
• refuzul relației, dacă riscul nu poate fi gestionat.

Art. 10. Persoane expuse politic

a) Relațiile cu persoane expuse politic sau entități asociate acestora necesită atenție sporită.

b) În astfel de cazuri, ARPS poate:

• solicita informații suplimentare privind rolul persoanei;
• verifica sursa fondurilor;
• analiza riscul reputațional și de integritate;
• solicita aprobarea conducerii;
• introduce clauze contractuale suplimentare;
• monitoriza mai atent operațiunile.

c) Statutul de persoană expusă politic nu determină automat refuzul relației, dar impune o evaluare proporțională a riscului.

Art. 11. Sancțiuni internaționale

a) ARPS respectă sancțiunile internaționale aplicabile.

b) ARPS nu va iniția sau continua relații cu persoane, entități, organizații sau structuri aflate pe liste de sancțiuni aplicabile sau despre care există indicii rezonabile că acționează în numele ori sub controlul acestora.

c) Verificările pot include, după caz:

• liste de sancțiuni ONU;
• liste de sancțiuni ale Uniunii Europene;
• surse oficiale naționale;
• verificări publice reputaționale;
• declarații contractuale ale partenerilor.

d) Dacă ARPS identifică o posibilă potrivire cu o persoană sau entitate sancționată, relația se suspendă până la clarificare.

e) Orice suspiciune privind încălcarea sancțiunilor internaționale se raportează imediat conducerii și persoanei desemnate.

Art. 12. Semnale de alarmă

a) Următoarele situații pot indica risc AML/CFT și trebuie raportate intern:

• partenerul refuză să furnizeze documente de identificare;
• informațiile furnizate sunt contradictorii sau greu de verificat;
• beneficiarul real nu este clar;
• partenerul solicită plăți către conturi ale unor terți;
• contul bancar este într-o țară fără legătură cu partenerul sau contractul;
• există presiuni pentru plăți urgente;
• tranzacția nu are logică economică sau juridică;
• donația este neobișnuit de mare raportat la profilul donatorului;
• donatorul solicită anonimat complet fără justificare;
• partenerul solicită fragmentarea plăților;
• există folosire nejustificată a numerarului;
• prețurile sunt mult supraevaluate sau subevaluate;
• entitatea are structură opacă;
• există informații publice privind fraudă, corupție, sancțiuni sau criminalitate;
• partenerul evită întâlnirile sau contactele verificabile;
• documentele par falsificate;
• tranzacția implică jurisdicții cu risc ridicat;
• partenerul dorește să interpună entități fără rol clar.

Art. 13. Raportarea internă a suspiciunilor

a) Orice persoană care identifică semnale de alarmă sau suspiciuni privind spălarea banilor, finanțarea terorismului sau sancțiuni internaționale trebuie să raporteze imediat către:

• persoana desemnată AML/CFT, dacă există;
• conducerea ARPS;
• responsabilul financiar;
• canalul de integritate/avertizare;
• office@arps.ro, dacă nu există canal dedicat.

b) Raportarea trebuie să includă, pe cât posibil:

• persoana sau entitatea vizată;
• descrierea tranzacției sau relației;
• documentele disponibile;
• semnalele de alarmă observate;
• valoarea tranzacției;
• termenele sau urgențele implicate;
• orice risc imediat.

c) Persoana care raportează nu trebuie să informeze partenerul, donatorul, furnizorul sau terții că există o suspiciune sau o verificare internă.

Art. 14. Gestionarea suspiciunilor

a) La primirea unei suspiciuni, persoana desemnată sau conducerea ARPS va:

• înregistra sesizarea într-un registru confidențial;
• analiza informațiile disponibile;
• solicita documente suplimentare, dacă este adecvat;
• verifica dacă trebuie suspendată operațiunea;
• evalua dacă există obligații de raportare către autorități sau finanțatori;
• consulta juridic/financiar, dacă este necesar;
• propune acceptarea, suspendarea, refuzul sau încetarea relației;
• documenta decizia.

b) Dacă riscul nu poate fi clarificat sau redus la un nivel acceptabil, ARPS poate refuza sau înceta relația.

c) Dacă legea impune raportarea către autorități, ARPS va face demersurile necesare prin persoana desemnată sau prin conducerea organizației.

Art. 15. Păstrarea documentelor

a) ARPS păstrează documentele relevante privind verificarea partenerilor, tranzacțiile, contractele, plățile, suspiciunile și deciziile adoptate pentru perioada prevăzută de lege, contracte sau procedurile interne.

b) Perioada minimă orientativă de păstrare pentru documentele relevante AML/CFT este de 5 ani de la încetarea relației sau finalizarea tranzacției, cu excepția situațiilor în care legea, contractul de finanțare, auditul, litigiile sau regulile interne impun o perioadă mai lungă.

c) Documentele se păstrează în condiții de confidențialitate și securitate, conform Politicii de confidențialitate internă, Politicii de securitate a informației și Politicii privind protecția datelor cu caracter personal.

Art. 16. Confidențialitate și protecția datelor

a) Informațiile privind verificările AML/CFT, suspiciunile, raportările și deciziile interne sunt confidențiale.

b) Accesul este limitat la persoanele care trebuie să cunoască informațiile pentru verificare, decizie, raportare, audit sau conformitate.

c) Datele cu caracter personal sunt prelucrate cu respectarea GDPR, inclusiv a principiilor de legalitate, minimizare, limitare a scopului, securitate și păstrare limitată.

d) Este interzisă divulgarea neautorizată a unei suspiciuni către persoana vizată sau către terți, dacă acest lucru poate afecta o verificare, o raportare sau o obligație legală.

Art. 17. Instruire și conștientizare

a) ARPS va asigura instruirea persoanelor relevante privind prevenirea spălării banilor, finanțării terorismului și sancțiunilor internaționale.

b) Instruirea poate include:

• definiții și concepte;
• obligații interne;
• semnale de alarmă;
• cunoașterea partenerilor și donatorilor;
• tranzacții suspecte;
• sancțiuni internaționale;
• persoane expuse politic;
• raportarea internă;
• confidențialitate;
• exemple aplicate activităților ARPS.

c) Personalul financiar, juridic, achiziții, fundraising, parteneriate și management de proiect trebuie să primească instruire adecvată rolului său.

Art. 18. Măsuri și sancțiuni

a) Încălcarea prezentei Politici poate atrage:

• avertisment;
• instruire suplimentară;
• retragerea dreptului de a efectua anumite operațiuni;
• sancțiuni disciplinare;
• încetarea contractului de muncă sau colaborare;
• rezilierea contractelor cu parteneri sau furnizori;
• refuzul donațiilor sau sponsorizărilor;
• suspendarea plăților;
• notificarea finanțatorilor;
• sesizarea autorităților competente;
• recuperarea prejudiciilor.

b) Nerespectarea obligației de raportare internă a suspiciunilor poate constitui abatere disciplinară sau contractuală.

c) Informarea neautorizată a persoanei vizate despre existența unei suspiciuni sau verificări poate constitui abatere gravă.

Art. 19. Monitorizare și revizuire

a) ARPS monitorizează implementarea Politicii prin:

• verificări ale partenerilor și furnizorilor;
• registrul relațiilor cu risc ridicat;
• registrul suspiciunilor;
• verificări ale documentelor justificative;
• audituri și controale interne;
• revizuirea contractelor;
• instruiri;
• raportări agregate către conducere.

b) Politica se revizuiește cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori apar:

• modificări legislative;
• cerințe noi ale finanțatorilor;
• incidente sau suspiciuni relevante;
• constatări de audit;
• schimbări ale activității ARPS;
• extinderea activităților internaționale sau a fluxurilor financiare.

Art. 20. Contact și raportare

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII – ARPS

Sediu: București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304

E-mail general: office@arps.ro

Telefon: +40 21 527 7979

E-mail raportare: integritate@arps.ro

CONFIDENȚIAL – acces restricționat

• Data raportării:
• Persoana care raportează, dacă dorește să se identifice:
• Departament / proiect:
• Persoana sau entitatea vizată:
• Tipul relației: donator / sponsor / furnizor / partener / beneficiar de grant / subcontractor / altul
• Descrierea tranzacției sau relației:
• Valoarea tranzacției, dacă este cunoscută:
• Țara / jurisdicția implicată:
• Semnale de alarmă identificate:
• Documente disponibile:
• Operațiunea este în curs? Da / Nu
• Este necesară suspendarea plății/contractării? Da / Nu / În analiză
• Există risc de sancțiuni internaționale? Da / Nu / În analiză
• Există persoană expusă politic? Da / Nu / Necunoscut
• Beneficiarul real este cunoscut? Da / Nu / Nu se aplică
• Măsuri imediate propuse:
• Persoana responsabilă pentru analiză:
• Decizie inițială:
• Data închiderii cazului:
• Observații

Partenerul/Furnizorul declară și garantează că fondurile, bunurile, serviciile și resursele utilizate în executarea contractului au origine licită și că activitatea sa nu implică spălarea banilor, finanțarea terorismului, eludarea sancțiunilor internaționale sau alte activități ilegale.

Partenerul/Furnizorul se obligă:

• să respecte legislația aplicabilă privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului;
• să nu fie inclus pe liste de sancțiuni internaționale aplicabile;
• să nu acționeze în numele sau în beneficiul unei persoane ori entități sancționate;
• să furnizeze, la cererea ARPS, informații rezonabile privind identitatea, reprezentantul legal, beneficiarul real, sursa fondurilor și scopul relației contractuale;
• să informeze ARPS fără întârziere cu privire la orice suspiciune, investigație, sancțiune sau risc relevant;
• să nu utilizeze contractul pentru tranzacții fără scop economic sau legal;
• să coopereze cu ARPS în verificări, audituri sau solicitări ale finanțatorilor și autorităților competente.

Nerespectarea acestor obligații poate conduce la suspendarea plăților, refuzul executării unor operațiuni, rezilierea contractului, recuperarea prejudiciilor, notificarea finanțatorilor și/sau sesizarea autorităților competente.

• Denumire / nume complet:
• Formă juridică:
• CUI / cod fiscal / identificator echivalent:
• Sediu / adresă:
• Reprezentant legal:
• Persoană de contact:
• Cont bancar:
• Activitate principală:
• Scopul relației cu ARPS:
• Valoarea estimată a contractului/donației:
• Beneficiar real identificat? Da / Nu / Nu se aplică
• Persoană expusă politic? Da / Nu / Necunoscut
• Jurisdicție cu risc? Da / Nu / În analiză
• Verificare sancțiuni realizată? Da / Nu
• Verificare reputațională realizată? Da / Nu / Nu se aplică
• Documente de înregistrare verificate? Da / Nu
• Sursa fondurilor verificată, dacă este necesar? Da / Nu / Nu se aplică
• Semnale de alarmă? Da / Nu
• Nivel de risc: scăzut / mediu / ridicat
• Aprobare conducere necesară? Da / Nu
• Decizie: acceptare / acceptare cu măsuri suplimentare / suspendare / refuz
• Observații