Cod de conduită și etică

Art. 1. Cine suntem și cui se aplică acest Cod

a) Prezentul Cod de conduită și etică se aplică activităților desfășurate de ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII, denumită în continuare ARPS.

b) ARPS este o organizație non-profit, cu sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304, e-mail: office@arps.ro, telefon: +40 21 527 7979, CIF: 13684229, înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București și număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000, înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021229.

c) Codul se aplică următoarelor categorii de persoane:

• membrii Adunării Generale și ai Consiliului Director;
• conducerea executivă și persoanele mandatate să reprezinte ARPS;
• angajații ARPS, indiferent de funcție, tip contractual, durată contractuală sau loc de desfășurare a activității;
• colaboratorii, consultanții, experții, formatorii, cercetătorii, evaluatorii și prestatorii individuali;
• voluntarii, stagiarii, internii și lucrătorii comunitari;
• persoanele care participă la activități, evenimente, misiuni, vizite de teren sau proiecte în numele ARPS;
• furnizorii, subcontractorii, prestatorii, partenerii și personalul acestora, în măsura în care acționează în numele ARPS sau în cadrul activităților ARPS;
• orice altă persoană care reprezintă ARPS, utilizează resurse ARPS sau intră în contact cu beneficiari, parteneri, finanțatori ori publicul în cadrul activităților ARPS.

c) Codul se aplică în toate contextele relevante pentru activitatea ARPS:

• la sediul ARPS;
• în proiecte, servicii, centre, comunități, teren, evenimente, cursuri, webinarii, conferințe și campanii;
• în relația cu beneficiari, pacienți, copii, persoane vulnerabile, parteneri, finanțatori, furnizori, autorități și public;
• în comunicări online și offline;
• în utilizarea resurselor, documentelor, datelor, echipamentelor, conturilor și platformelor ARPS;
• în afara programului de lucru, dacă un comportament poate afecta rezonabil reputația ARPS, siguranța beneficiarilor, integritatea proiectelor sau încrederea publicului.

Art. 2. Scopul Codului

a) Codul stabilește standardele de conduită, etică și profesionalism aplicabile în ARPS.

b) Codul urmărește:

• protejarea beneficiarilor, copiilor, adulților vulnerabili și comunităților;
• protejarea personalului, colaboratorilor, voluntarilor și partenerilor;
• menținerea unui mediu de lucru sigur, respectuos și lipsit de abuz;
• prevenirea fraudei, corupției, conflictelor de interese și utilizării necorespunzătoare a resurselor;
• protejarea datelor, informațiilor confidențiale, documentelor, codului, aplicațiilor, know-how-ului și proprietății intelectuale ARPS;
• susținerea comunicării publice responsabile și a relațiilor corecte cu partenerii și finanțatorii;
• încurajarea raportării problemelor de etică și protejarea persoanelor care raportează cu bună-credință;
• consolidarea încrederii publice în ARPS.

c) Codul este un document-cadru. Pentru situațiile care necesită reguli detaliate, se aplică politicile și procedurile speciale ale ARPS.

Art. 3. Valorile și principiile ARPS

a) Integritate. Acționăm onest, corect, responsabil și consecvent cu misiunea ARPS.

b) Respect. Tratăm fiecare persoană cu demnitate și nu acceptăm abuzul, intimidarea, umilirea, exploatarea, discriminarea sau tratamentul degradant.

c) Responsabilitate. Ne asumăm rolurile, deciziile, resursele gestionate și impactul activităților noastre asupra beneficiarilor, colegilor, partenerilor și comunităților.

d) Transparență. Comunicăm clar, documentăm deciziile relevante și nu inducem în eroare beneficiarii, finanțatorii, partenerii sau publicul.

e) Egalitate, diversitate și nediscriminare. Promovăm egalitatea de șanse, incluziunea și tratamentul echitabil al tuturor persoanelor.

f) Protecția beneficiarilor. Nu punem persoane în situații de risc și nu folosim rolul profesional, resursele sau influența ARPS pentru beneficii personale.

g) Curaj profesional. Ridicăm problemele dificile atunci când este necesar, raportăm neregulile și contribuim la îmbunătățirea organizației.

h) Îmbunătățire continuă. Căutăm soluții mai bune, învățăm din experiență și adaptăm practicile organizației la nevoile reale ale beneficiarilor și comunităților.

i) Confidențialitate și protecția informațiilor. Protejăm datele personale, informațiile interne și documentele ARPS în mod proporțional, legal și responsabil.

Art. 4. Ce pot aștepta beneficiarii, partenerii și publicul de la ARPS

a) Să fie tratați cu respect, fără discriminare, hărțuire, intimidare, umilire sau abuz.

b) Să primească informații clare despre rolul ARPS, scopul activităților, limitele serviciilor oferite și canalele de contact.

c) Să nu fie exploatați, manipulați, condiționați abuziv sau expuși la comportamente sexuale improprii ori la abuz de putere.

d) Să poată participa la activități în condiții de siguranță, demnitate și accesibilitate rezonabilă.

e) Să beneficieze de protecția datelor personale, a vieții private și a informațiilor transmise către ARPS.

f) Să poată raporta în siguranță orice comportament neadecvat, fără teamă de represalii.

g) Să primească un răspuns proporțional și responsabil atunci când transmit o sesizare, reclamație sau raportare.

Art. 5. Standarde generale de comportament

a) Persoanele acoperite de Cod trebuie:

• să acționeze profesionist, onest și responsabil;
• să respecte legislația, Statutul ARPS și politicile interne;
• să trateze toate persoanele cu demnitate și respect;
• să evite orice comportament care poate afecta siguranța, demnitatea sau drepturile beneficiarilor;
• să utilizeze resursele ARPS doar în scopuri legitime și autorizate;
• să păstreze confidențialitatea informațiilor interne;
• să evite conflictele de interese și să le declare atunci când apar;
• să nu accepte beneficii care pot afecta imparțialitatea;
• să coopereze cu bună-credință în verificări, audituri sau investigații;
• să raporteze prompt suspiciunile rezonabile de încălcare a Codului, politicilor interne sau legii.

b) Nu sunt acceptate:

• discriminarea;
• hărțuirea;
• hărțuirea sexuală;
• abuzul de autoritate;
• violența verbală, fizică sau psihologică;
• exploatarea beneficiarilor;
• comportamentele sexuale improprii;
• represaliile;
• intimidarea;
• victimizarea;
• frauda;
• corupția;
• conflictele de interese nedeclarate;
• divulgarea neautorizată de informații;
• utilizarea abuzivă a resurselor ARPS;
• comunicările publice neautorizate care pot crea confuzie privind poziția ARPS.

Art. 6. Conduita în afara serviciului și angajamente externe

a) Persoanele care lucrează cu sau în ARPS pot desfășura activități externe, remunerate sau neremunerate, cu condiția ca acestea:

• să nu creeze conflict de interese real, potențial sau aparent;
• să nu afecteze capacitatea persoanei de a-și îndeplini atribuțiile în ARPS;
• să nu interfereze cu programul, responsabilitățile sau termenele asumate;
• să nu utilizeze numele, reputația, datele, resursele sau relațiile ARPS în scop personal;
• să nu afecteze reputația, independența sau credibilitatea ARPS;
• să nu fie incompatibile cu valorile și politicile ARPS.

b) Activitățile externe care pot crea un conflict de interese trebuie declarate conducerii sau persoanei desemnate, înainte de asumarea lor sau imediat ce persoana află despre posibilul conflict.

c) Exemple de situații care pot necesita declarare:

• colaborarea cu un furnizor sau partener ARPS;
• activitatea într-o organizație care concurează pentru aceleași finanțări sau contracte;
• consultanță privată în domenii similare activităților ARPS;
• implicare în proiecte care folosesc informații, metode, contacte sau know-how ARPS;
• activități publice care pot fi percepute ca poziții oficiale ARPS.

d) ARPS poate solicita clarificări, poate aproba activitatea externă, poate solicita măsuri de evitare a conflictului sau poate refuza implicarea, dacă riscul nu poate fi gestionat.

Art. 7. Protecția beneficiarilor, safeguarding și PSEA

a) ARPS are toleranță zero față de exploatarea și abuzul sexual, abuzul asupra copiilor, hărțuire, violență, exploatare, neglijare, tratament degradant sau orice folosire abuzivă a unei poziții de putere, încredere ori dependență.

b) Personalul și colaboratorii ARPS trebuie să mențină limite profesionale clare în relația cu beneficiarii, copiii, adolescenții, pacienții, persoanele vârstnice, persoanele cu dizabilități, refugiații, migranții, persoanele aflate în sărăcie sau alte categorii vulnerabile.

c) Este interzisă orice relație, conduită, mesaj, imagine, glumă, invitație, promisiune, presiune, favor sau solicitare cu caracter sexual, exploatator ori abuziv față de beneficiari, copii, persoane vulnerabile sau persoane aflate într-un raport de dependență față de ARPS.

d) Este interzisă condiționarea accesului la servicii, proiecte, informații, sprijin, beneficii, recomandări sau oportunități de bani, cadouri, favoruri, servicii personale, favoruri sexuale sau alte beneficii nepermise.

e) Orice suspiciune privind PSEA, safeguarding, protecția copilului sau abuz asupra beneficiarilor trebuie raportată imediat prin canalele indicate de ARPS.

f) Persoana care primește o dezvăluire de la un copil, beneficiar sau persoană vulnerabilă trebuie:

• să asculte cu calm;
• să nu promită secret absolut;
• să nu blameze persoana;
• să nu investigheze pe cont propriu;
• să nu confrunte presupusul autor;
• să raporteze imediat conform procedurilor ARPS.

Art. 8. Protecția copilului

a) În orice activitate care implică persoane sub 18 ani, ARPS aplică principiul interesului superior al copilului.

b) Persoanele acoperite de Cod trebuie:

• să trateze copiii cu respect și demnitate;
• să evite întâlnirile izolate sau nesupravegheate, cu excepția situațiilor aprobate și justificate;
• să nu contacteze copiii prin conturi personale sau canale neaprobate;
• să nu fotografieze, filmeze sau publice imagini cu copii în afara regulilor ARPS;
• să nu folosească limbaj umilitor, amenințător, sexualizat sau manipulator;
• să nu folosească pedeapsa corporală sau constrângerea fizică abuzivă;
• să raporteze imediat orice risc, suspiciune sau dezvăluire privind abuzul, exploatarea, neglijarea sau violența asupra copilului.

c) Orice activitate sexuală cu un copil este interzisă, indiferent de context, de vârsta consimțământului sau de aparenta inițiativă a copilului.

d) În cazurile care implică minori, protecția imediată a copilului are prioritate față de orice interes organizațional, reputațional sau procedural.

Art. 9. Egalitate, diversitate, incluziune și nediscriminare

a) ARPS nu tolerează discriminarea directă, indirectă, multiplă sau intersecțională.

b) Sunt interzise tratamentele neechitabile sau degradante bazate pe criterii precum:

• sex;
• gen;
• vârstă;
• etnie;
• naționalitate;
• limbă;
• religie;
• convingeri;
• dizabilitate;
• stare de sănătate;
• boală cronică;
• statut social sau economic;
• educație;
• mediu de rezidență;
• statut de migrant, refugiat sau solicitant de azil;
• orientare sexuală;
• responsabilități familiale;
• apartenență la o categorie vulnerabilă sau defavorizată;
• orice alt criteriu protejat de lege.

c) Persoanele acoperite de Cod trebuie să contribuie la un mediu de lucru și de proiect incluziv, în care diferențele dintre oameni sunt tratate cu respect.

d) Sunt interzise glumele, comentariile, imaginile, gesturile, mesajele sau comportamentele care pot fi rasiste, sexiste, homofobe, xenofobe, umilitoare sau ofensatoare.

e) ARPS încurajează limbajul incluziv, comunicarea accesibilă și adaptarea activităților la nevoile reale ale beneficiarilor și comunităților.

Art. 10. Hărțuire, bullying, abuz de autoritate și violență

a) ARPS nu acceptă hărțuirea, bullyingul, hărțuirea morală, hărțuirea sexuală, intimidarea, abuzul de autoritate, violența sau tratamentul degradant.

b) Exemple de comportamente neacceptabile:

• insulte, umiliri, ridiculizări sau amenințări;
• presiuni psihologice repetate;
• excluderea deliberată din comunicări sau activități relevante;
• distribuirea de conținut ofensator;
• comentarii cu tentă sexuală;
• contact fizic nedorit;
• avansuri sexuale nedorite;
• folosirea poziției ierarhice pentru control, presiune sau intimidare;
• sancționarea informală a unei persoane pentru că a semnalat o problemă.

c) Managerii și coordonatorii au obligația de a interveni rezonabil și prompt atunci când observă comportamente incompatibile cu acest Cod.

Art. 11. Conflictul de interese

a) Persoanele acoperite de Cod trebuie să evite situațiile în care interesele personale, familiale, financiare, profesionale, politice sau de altă natură pot influența sau pot părea că influențează deciziile luate pentru ARPS.

b) Conflictele de interese pot fi:

• reale — conflictul există efectiv;
• potențiale — conflictul poate apărea în viitor;
• aparente — situația poate fi percepută de alții ca afectând imparțialitatea, chiar dacă persoana consideră că poate acționa obiectiv.

c) Exemple de conflicte de interese:

• participarea la selecția unui furnizor la care lucrează o rudă sau un prieten apropiat;
• implicarea în recrutarea unei persoane apropiate;
• utilizarea informațiilor ARPS pentru un proiect personal sau privat;
• participarea la decizii privind o organizație în care persoana are interese;
• acceptarea de cadouri sau beneficii de la un furnizor;
• desfășurarea de activități externe care concurează cu ARPS sau folosesc resurse ARPS.

d) Orice conflict de interese real, potențial sau aparent trebuie declarat prompt.

e) ARPS poate adopta măsuri precum:

• recuzarea persoanei dintr-o decizie;
• realocarea sarcinilor;
• aprobare suplimentară;
• documentarea deciziei;
• interzicerea participării într-un proces;
• alte măsuri proporționale.

Art. 12. Cadouri, ospitalitate și beneficii

a) Este interzisă solicitarea sau acceptarea de bani, cadouri, servicii, favoruri, beneficii sau avantaje care pot influența sau pot crea aparența influențării unei decizii profesionale.

b) Pot fi acceptate gesturi simbolice de curtoazie, doar dacă sunt:

• ocazionale;
• rezonabile;
• transparente;
• de valoare modestă;
• compatibile cu rolul profesional;
• nelegate de o decizie de achiziție, selecție, contractare, angajare sau plată.

c) Sunt interzise:

• bani sau echivalente de bani;
• vouchere, carduri cadou sau reduceri personale;
• beneficii repetate de la același furnizor;
• cadouri oferite în timpul unei proceduri de selecție sau achiziție;
• invitații costisitoare;
• călătorii, cazare sau mese fără justificare profesională;
• avantaje pentru rude sau apropiați;
• orice beneficiu oferit pentru influențarea unei decizii.

d) Dacă o persoană primește un cadou care depășește valoarea simbolică, aceasta trebuie să îl declare și să solicite instrucțiuni.

e) Cadourile oferite organizației, nu unei persoane, se înregistrează și se gestionează ca bunuri ale ARPS, dacă sunt acceptate.

Art. 13. Antifraudă, anticorupție și utilizarea fondurilor

a) Resursele financiare ale ARPS trebuie utilizate legal, eficient, documentat și exclusiv în scopurile aprobate.

b) Sunt interzise:

• frauda;
• corupția;
• mita;
• comisioanele ilegale;
• deturnarea de fonduri;
• falsificarea documentelor;
• raportările false;
• pontajele fictive;
• deconturile nejustificate;
• dublarea nejustificată a deconturilor;
• achizițiile manipulate;
• coluziunea cu furnizori;
• utilizarea abuzivă a bunurilor sau fondurilor ARPS.

c) Orice suspiciune de fraudă, corupție, neregulă financiară sau utilizare abuzivă a fondurilor trebuie raportată imediat.

d) Persoanele implicate în proiecte finanțate din fonduri publice, europene sau internaționale trebuie să respecte regulile specifice finanțatorului, inclusiv privind eligibilitatea cheltuielilor, achizițiile, raportarea, arhivarea și auditul.

Art. 14. Prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului

a) ARPS nu acceptă fonduri, donații, sponsorizări, contracte sau parteneriate despre care știe sau suspectează rezonabil că pot avea legătură cu surse ilicite, spălare de bani, finanțare a terorismului sau încălcarea sancțiunilor internaționale.

b) Persoanele implicate în contractare, achiziții, fundraising, donații, sponsorizări sau plăți trebuie să fie atente la semnale de risc, precum:

• parteneri care refuză identificarea;
• surse de fonduri neclare;
• beneficiari reali netransparenți;
• tranzacții neobișnuite;
• solicitări de plăți către conturi ale unor terți;
• presiuni pentru plăți urgente nejustificate;
• asociere cu persoane sau entități sancționate.

c) Suspiciunile se raportează conform politicii AML/CFT și procedurilor interne aplicabile.

Art. 15. Utilizarea resurselor ARPS

a) Resursele ARPS includ:

• fonduri, bugete, granturi și sponsorizări;
• echipamente, laptopuri, telefoane, mobilier, autovehicule și alte bunuri;
• conturi de e-mail, domenii, website-uri, platforme și aplicații;
• software, licențe, cod sursă, baze de date, repository-uri și sisteme digitale;
• documente, rapoarte, metodologii, materiale de training, oferte, bugete și know-how;
• timp de lucru, relații instituționale, contacte și reputația organizației.

b) Resursele ARPS se utilizează în principal pentru îndeplinirea atribuțiilor profesionale.

c) Orice utilizare personală, dacă este permisă, trebuie să fie modestă, rezonabilă, ocazională, compatibilă cu regulile interne și să nu afecteze activitatea ARPS.

d) Este interzisă utilizarea resurselor ARPS pentru:

• scopuri ilegale;
• activități comerciale personale;
• propagandă politică neautorizată;
• fraudă sau corupție;
• hărțuire, intimidare sau discriminare;
• accesarea sau distribuirea de conținut ilegal, pornografic, ofensator sau discriminatoriu;
• copierea neautorizată de date, documente, cod, aplicații sau materiale;
• activități care pot compromite securitatea informațiilor.

e) Persoanele care utilizează echipamente sau conturi ARPS trebuie să le protejeze împotriva pierderii, deteriorării, furtului, accesului neautorizat și utilizării abuzive.

Art. 16. Tehnologie, securitate digitală și inteligență artificială

a) Utilizarea tehnologiei în ARPS trebuie să respecte politicile privind securitatea informației, protecția datelor, confidențialitatea și proprietatea intelectuală.

b) Sunt interzise:

• partajarea parolelor;
• accesarea sistemelor fără autorizare;
• descărcarea sau instalarea de software neautorizat;
• transmiterea documentelor confidențiale prin canale neaprobate;
• copierea bazelor de date pe dispozitive personale neaprobate;
• utilizarea aplicațiilor sau platformelor nesigure pentru date sensibile;
• ștergerea, alterarea sau ascunderea documentelor relevante pentru audit, proiecte sau investigații.

c) Instrumentele de inteligență artificială pot fi utilizate doar într-un mod responsabil, legal și compatibil cu politicile ARPS.

d) Este interzisă introducerea în instrumente AI publice sau neaprobate a următoarelor informații, fără autorizare și măsuri adecvate:

• date personale;
• date medicale;
• date despre copii sau beneficiari vulnerabili;
• documente confidențiale;
• oferte, bugete, propuneri de proiect sau strategii nepublice;
• cod sursă, arhitecturi software, parole, chei, token-uri sau configurații;
• informații primite de la finanțatori, parteneri sau clienți sub obligație de confidențialitate.

e) Rezultatele generate cu instrumente AI trebuie verificate înainte de utilizare, mai ales în documente juridice, financiare, medicale, tehnice, de proiect sau comunicare publică.

Art. 17. Confidențialitate, protecția datelor și informații interne

a) Persoanele acoperite de Cod trebuie să protejeze informațiile interne și confidențiale ale ARPS, indiferent dacă acestea conțin sau nu date cu caracter personal.

b) Informații confidențiale pot include:

• documente de proiect;
• oferte și propuneri de finanțare;
• bugete;
• contracte;
• baze de date;
• informații despre beneficiari, pacienți, participanți sau comunități;
• date personale și date sensibile;
• informații financiare;
• documente HR;
• corespondență internă;
• materiale de cercetare;
• metodologii, chestionare și instrumente dezvoltate de ARPS;
• cod sursă, aplicații, software, design-uri și idei de dezvoltare;
• planuri strategice;
• informații despre parteneriate, negocieri sau achiziții.

c) Este interzisă:

• divulgarea neautorizată a informațiilor;
• copierea documentelor fără justificare;
• transmiterea către adrese personale;
• utilizarea informațiilor ARPS în proiecte private;
• publicarea de informații interne;
• discutarea cazurilor sensibile cu persoane neautorizate;
• folosirea datelor beneficiarilor în afara scopului aprobat.

d) Obligația de confidențialitate continuă și după încetarea raportului cu ARPS, conform contractelor, politicilor interne și legii.

e) Orice incident privind confidențialitatea, pierderea documentelor, accesul neautorizat, transmiterea greșită a datelor sau posibila breșă de securitate trebuie raportat imediat.

Art. 18. Proprietate intelectuală și materiale ARPS

a) Materialele create în cadrul atribuțiilor ARPS aparțin ARPS sau sunt utilizate de ARPS conform contractelor și legislației aplicabile.

b) Acestea pot include:

• rapoarte;
• studii;
• cercetări;
• metodologii;
• baze de date;
• materiale de training;
• ghiduri;
• aplicații;
• cod sursă;
• design-uri;
• prezentări;
• materiale de comunicare;
• formulare;
• proceduri;
• documente de proiect.

c) Este interzisă reproducerea, distribuirea, reutilizarea, vânzarea, publicarea, adaptarea sau transmiterea materialelor ARPS în afara organizației fără aprobare.

d) Utilizarea publicațiilor, rapoartelor, materialelor sau identității vizuale ARPS de către terți se face numai cu acordul ARPS și cu respectarea regulilor privind autorii, finanțatorii, partenerii și drepturile de proprietate intelectuală.

Art. 19. Comunicări publice, mass-media și comentarii publice

a) ARPS comunică public prin persoane autorizate.

b) În lipsa unei autorizări exprese, persoanele acoperite de Cod nu transmit declarații oficiale în numele ARPS către mass-media, autorități, finanțatori, public sau social media.

c) Solicitările mass-media se direcționează către persoana responsabilă de comunicare sau către conducerea ARPS.

d) Persoanele acoperite de Cod au dreptul la libertate de exprimare în viața privată, dar trebuie să evite:

• divulgarea de informații interne;
• comentariile care pot fi interpretate ca poziții oficiale ale ARPS fără mandat;
• afirmațiile defăimătoare despre colegi, beneficiari, parteneri sau organizație;
• publicarea de date personale sau cazuri sensibile;
• comunicări care contrazic grav valorile de nediscriminare, integritate și protecție a beneficiarilor.

e) Criticile, preocupările sau sesizările interne trebuie adresate, pe cât posibil, prin canalele interne de raportare și soluționare.

Art. 20. Social media

a) Persoanele asociate cu ARPS trebuie să utilizeze social media responsabil, mai ales atunci când profilul lor indică legătura cu ARPS sau când comunică despre teme legate de activitatea organizației.

b) Este interzisă publicarea sau distribuirea de:

• informații confidențiale;
• date personale ale beneficiarilor;
• imagini cu copii sau persoane vulnerabile fără respectarea regulilor ARPS;
• documente interne;
• mesaje discriminatorii, ofensatoare sau degradante;
• conținut care poate afecta siguranța beneficiarilor;
• informații despre proiecte, parteneriate, finanțări sau contracte care nu sunt publice.

c) Dacă o persoană exprimă opinii personale pe teme publice, trebuie să evite crearea impresiei că vorbește în numele ARPS, dacă nu are mandat.

d) Postarea de conținut derogatoriu, rasist, obscen, discriminatoriu, exploatator sau care expune beneficiari poate constitui încălcare a Codului.

Art. 21. Neutralitate politică

a) ARPS este o organizație neguvernamentală, independentă, nonpolitică și nonprofit.

b) ARPS nu este afiliată unui partid politic și nu susține campanii politice în nume propriu, cu excepția acțiunilor legitime de advocacy, politici publice, drepturi, sănătate, educație, social, mediu sau alte domenii compatibile cu statutul său.

c) Persoanele asociate ARPS pot avea opinii politice personale și se pot implica civic sau politic în nume propriu, cu respectarea legii.

d) Este interzisă:

• folosirea numelui ARPS în sprijinul unui partid sau candidat fără mandat;
• folosirea resurselor ARPS pentru campanii politice neautorizate;
• crearea impresiei că o opinie personală este poziția oficială ARPS;
• condiționarea beneficiarilor, colegilor sau partenerilor de opinii ori preferințe politice.

Art. 22. Relația cu partenerii, finanțatorii, autoritățile și furnizorii

a) ARPS urmărește relații corecte, transparente, documentate și profesioniste cu partenerii, finanțatorii, autoritățile și furnizorii.

b) Persoanele acoperite de Cod trebuie:

• să comunice clar și corect;
• să nu promită ceea ce ARPS nu poate asuma;
• să respecte obligațiile contractuale și regulile finanțatorilor;
• să evite favoritismul și tratamentul preferențial nejustificat;
• să declare conflictele de interese;
• să păstreze confidențialitatea informațiilor primite;
• să documenteze deciziile și comunicările relevante.

c) Partenerii și furnizorii care lucrează în numele ARPS trebuie să respecte standarde compatibile cu prezentul Cod, mai ales privind integritatea, confidențialitatea, protecția datelor, safeguarding, PSEA, protecția copilului, antifrauda și nediscriminarea.

Art. 23. Cercetare, formare, servicii și activități cu beneficiari

a) În activitățile de cercetare, training, comunicare, servicii medicale, servicii sociale, educație, suport pentru pacienți, screening sau activități comunitare, persoanele acoperite de Cod trebuie să respecte standardele profesionale și etice aplicabile.

b) Este necesar:

• să fie explicat clar scopul activității;
• să fie respectate consimțământul, confidențialitatea și protecția datelor;
• să nu fie create așteptări false;
• să nu fie exploatată vulnerabilitatea beneficiarilor;
• să fie evitate presiunile, manipularea sau recompensele neadecvate;
• să fie respectate regulile de protecție a copilului, safeguarding și PSEA;
• să fie raportate incidentele sau riscurile observate.

c) În cercetare și colectare de date, nu se colectează mai multe date decât sunt necesare, iar datele sensibile se protejează conform politicilor ARPS.

Art. 24. Raportarea încălcărilor Codului

a) Orice persoană poate raporta încălcări ale prezentului Cod, inclusiv probleme de etică, conduită, conflict de interese, fraudă, corupție, abuz, discriminare, hărțuire, PSEA, safeguarding, protecția copilului, confidențialitate, protecția datelor sau utilizare necorespunzătoare a resurselor.

b) Raportarea se poate face către:

• managerul direct;
• conducerea executivă;
• Președinte;
• Consiliul Director, dacă situația implică managementul executiv;
• HR sau persoana responsabilă intern;
• canalul de avertizare în interes public;
• canalul PSEA/safeguarding;
• canalul de reclamații și feedback;
• alte canale comunicate de ARPS.

c) Dacă managerul direct este implicat sau există risc de represalii, persoana trebuie să utilizeze un canal alternativ.

d) Raportările pot fi nominale sau anonime, în măsura în care canalul permite acest lucru.

e) Raportările făcute cu bună-credință sunt protejate chiar dacă suspiciunea nu se confirmă ulterior.

f) Persoana care raportează nu trebuie să investigheze pe cont propriu, să confrunte persoana vizată sau să discute cazul cu persoane neautorizate.

Art. 25. Protecția împotriva represaliilor

a) ARPS interzice orice formă de represalii împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință, sprijină o raportare, oferă informații sau cooperează într-o verificare.

b) Represaliile pot include:

• concediere;
• retrogradare;
• sancțiuni disciplinare nejustificate;
• reducerea atribuțiilor;
• excluderea din proiecte;
• intimidare;
• hărțuire;
• amenințări;
• discriminare;
• evaluări negative nejustificate;
• defăimare;
• izolare profesională;
• presiuni pentru retragerea raportării.

c) Orice represalii pot constitui abatere disciplinară gravă și pot atrage măsuri contractuale sau legale.

Art. 26. Investigarea raportărilor și măsuri

a) Raportările sunt evaluate și, după caz, investigate proporțional cu gravitatea, credibilitatea, urgența și impactul potențial.

b) Investigațiile se desfășoară cu respectarea:

• confidențialității;
• imparțialității;
• dreptului la apărare;
• protecției avertizorului;
• protecției victimelor și martorilor;
• protecției datelor;
• principiului need-to-know.

c) Măsurile pot include:

• clarificări;
• consiliere;
• instruire suplimentară;
• avertisment;
• mediere, dacă este adecvată și nu implică abuz sau hărțuire gravă;
• restrângerea accesului la sisteme, date sau beneficiari;
• realocarea sarcinilor;
• măsuri disciplinare;
• încetarea contractului de muncă sau colaborare;
• rezilierea contractelor cu parteneri sau furnizori;
• notificarea finanțatorilor;
• sesizarea autorităților competente;
• modificarea procedurilor interne.

d) În cazurile care privesc copii, persoane vulnerabile, PSEA, fraudă, corupție, date personale sau securitatea informației, ARPS poate activa simultan mai multe proceduri specializate.

Art. 27. Încălcarea Codului

a) Încălcarea prezentului Cod poate atrage, în funcție de gravitate și context:

• discuție de clarificare;
• avertisment verbal sau scris;
• instruire obligatorie;
• restrângerea atribuțiilor;
• retragerea accesului la anumite informații, sisteme sau activități;
• sancțiuni disciplinare;
• încetarea contractului de muncă;
• încetarea colaborării sau voluntariatului;
• rezilierea contractului cu un furnizor sau partener;
• recuperarea prejudiciilor;
• sesizarea finanțatorilor sau autorităților competente.

b) Gravitatea măsurii se stabilește ținând cont de:

• natura faptei;
• intenție;
• repetare;
• prejudiciu;
• impact asupra beneficiarilor;
• impact asupra reputației ARPS;
• cooperarea persoanei;
• obligațiile legale și contractuale aplicabile.

Art. 28. Exemple practice

Art. 29. Întrebări frecvente

Î: Pot critica public ARPS pe contul meu personal?

R: Ai libertate de exprimare, dar nu trebuie să divulgi informații interne, să denigrezi persoane, să publici date confidențiale ori să creezi confuzie privind pozițiile oficiale ale ARPS. Problemele interne trebuie raportate prin canalele adecvate.

Î: Dacă nu sunt sigur că este o încălcare, mai raportez?

R: Da. Raportezi suspiciunea rezonabilă, în bună-credință. Nu trebuie să ai dovada completă înainte de raportare.

Î: Ce fac dacă managerul meu este implicat?

R: Folosești un canal alternativ: conducerea executivă, Președintele, Consiliul Director, persoana desemnată pentru conformitate, canalul whistleblowing sau, după caz, canalul extern prevăzut de lege.

Î: Pot accepta un mic obiect promoțional la un eveniment?

R: De regulă da, dacă este simbolic, ocazional și nu afectează imparțialitatea. Dacă există dubii, îl declari.

Î: Ce fac dacă un copil sau beneficiar vulnerabil îmi spune ceva sensibil?

R: Asculți cu calm, nu promiți secret absolut, nu investighezi pe cont propriu și raportezi imediat conform regulilor de safeguarding/PSEA/protecția copilului.

Î: Pot folosi laptopul ARPS pentru activități personale?

R: Doar dacă utilizarea este rezonabilă, ocazională, permisă de regulile interne și nu afectează activitatea, securitatea sau reputația ARPS.

Î: Pot folosi materiale ARPS într-un proiect personal?

R: Nu fără aprobare. Materialele, metodologiile, documentele, bazele de date, codul și know-how-ul ARPS sunt protejate.

Î: Pot introduce într-un instrument AI un document ARPS pentru reformulare?

R: Nu dacă documentul conține date personale, informații confidențiale, oferte, bugete, cod, baze de date, informații despre beneficiari sau alte informații interne, cu excepția cazului în care există aprobare și un instrument validat pentru astfel de utilizări.

Art. 30. Responsabilități

Art. 31. Asumarea Codului

a) Persoanele care lucrează pentru ARPS sau în numele ARPS pot fi solicitate să confirme, prin semnătură fizică sau electronică, faptul că au citit, au înțeles și se angajează să respecte prezentul Cod.

b) Refuzul nejustificat de asumare a Codului poate afecta posibilitatea persoanei de a lucra în proiecte sau activități ARPS, în funcție de natura rolului și de cerințele contractuale.

c) ARPS poate solicita partenerilor și furnizorilor să accepte clauze contractuale compatibile cu prezentul Cod.

Art. 32. Contact

Pentru întrebări sau sesizări privind acest Cod:

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII – ARPS

Sediu: București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304

E-mail general: office@arps.ro

Telefon: +40 21 527 7979

Canal raportare / integritate: integritate@arps.ro

Canal PSEA / safeguarding: psea@arps.ro

Canal protecția datelor: dataprotection@arps.ro

Art. 33. Intrare în vigoare și revizuire

a) Prezentul Cod intră în vigoare la data aprobării de către organul competent al ARPS.

b) Codul se revizuiește periodic și ori de câte ori intervin modificări legislative, organizaționale, operaționale sau cerințe noi ale finanțatorilor, partenerilor ori proiectelor.

c) Orice modificare relevantă va fi comunicată persoanelor vizate și, dacă este cazul, publicată pe website-ul ARPS.

Subsemnatul/a, _________________________________________________________________, declar că am luat cunoștință de Codul de conduită și etică al ARPS și mă angajez să respect prevederile acestuia, precum și politicile și procedurile interne aplicabile activității mele.

Înțeleg că încălcarea Codului poate conduce, în funcție de gravitate, la măsuri disciplinare, contractuale, administrative sau legale, inclusiv încetarea raportului cu ARPS, recuperarea prejudiciilor și/sau sesizarea autorităților competente.